ビジネス電話応対の練習用トークスクリプトと模範解答まとめ

電話応対の練習がしたい…。という新人さんが多いようなので、電話応対用のスクリプトをまとめてみました。

このやりとりでスムーズに返せるか試してみてくださいね。

電話応対の心得

POINT
  • ハキハキとゆっくり喋る。
  • 普段よりも高めの声で明るい雰囲気で喋る。
  • わからないことは、うやむやにせず聞き返す。

電話応対の基本的な心得は以上です。これを大前提として、実際どういう言葉を返したらいいのか勉強していきましょう。

電話を受ける場合の練習

以下の状況でどのように返すか、イメージトレーニングで構いませんので、答えてみましょう。

電話が鳴る

自分:「〜〜」

相手(取引先):「○○社の田中です。いつもお世話になっております。」

自分:「〜〜」

電話を受ける場合の模範解答

電話の最初の受ける部分と、挨拶の部分ですね。以下のように答えられれば十分でしょう。

電話が鳴る

自分:「お電話ありがとうございます。△△の鈴木でございます。」

相手(取引先):「○○社の田中です。いつもお世話になっております。」

自分:「いつもお世話になっております。」

ここで、相手が知ってる方であれば、「どうされましたか?」などを添えられると更にいいですね。

電話を取り次ぐ場合の練習

以下の状況でどのように返すか、イメージトレーニングで構いませんので、答えてみましょう。

 

相手(取引先):「○○課長はいらっしゃいますか?」

自分:「〜〜(いるので、そのまま繋ぎたい)」

電話を取り次ぐ場合の模範解答

電話をすぐに取り次ぐ場合のパターンですね。

相手(取引先):「○○課長はいらっしゃいますか?」

自分:「○○ですね。かしこまりました。只今おつなぎ致しますので少々お待ちください。」

電話を担当者から折り返しかける場合の練習

以下の状況でどのように返すか、イメージトレーニングで構いませんので、答えてみましょう。

相手(取引先):「○○課長はいらっしゃいますか?」

自分:「〜〜(担当者がいないので、折り返しの連絡をしたい)」

電話を担当者から折り返しかける場合の模範解答

担当者がいない場合に折り返しの連絡を入れさせるパターンです。

相手(取引先):「○○課長はいらっしゃいますか?」

自分:「申し訳ございません。○○は只今席を外しております。後ほどこちらから折り返しご連絡致しますので、ご都合のよろしい時間はございますか?」

折り返し連絡をする際にも、相手の都合を考慮してかけるようにしたいですね。

電話をかける場合の練習

自分から電話をかける際の練習です。これもイメージトレーニングで構いませんので、考えてみて下さい。

電話をかける

相手(取引先):「お電話ありがとうございます。○○社の田中でございます。」

自分:「〜〜」

相手(取引先):「いつもお世話になっております。」

自分:「〜〜(相手の△△さんと話したい)」

電話をかける場合の模範解答

電話をかけて、担当者につないでもらうまでの流れですね。

電話をかける

相手(取引先):「お電話ありがとうございます。○○社の田中でございます。」

自分:「□□の鈴木です。いつもお世話になっております。」

相手(取引先):「いつもお世話になっております。」

自分:「この度は☆☆の件でご連絡したのですが、△△さんは、いらっしゃいますでしょうか。」

用件もまとめて言うと、相手につなぐ時にスムーズに話が進みやすいので、用件も言うようにしましょうね。

まとめ

いかがでしょうか。こういうやりとりを想定して、言うフレーズを練習しておくだけでも大分上達しますので意識していきたいですね。

ビジネス電話応対の受け答えマニュアルまとめ

ビジネスの電話応対マナーについて纏めた記事があるので、参考にして下さい。こちらの記事をみれば一通りのマナーが身につけれるようになっています。

ビジネス電話応対の受け答えマニュアルまとめ


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土日休み.com運営部です。 法人電話機やPBX製品など導入費や維持費の相場が異常に高く、他社をコンサルティングする上で電話機関連の経費が負担がかなり大きい会社を目の当たりにし、それがきっかけで法人電話機やPBX製品を徹底的にリサーチし、改善してきました。 このサイトでは、商品を一つ一つリサーチ、聞き込みなどをした上で、その会社の規模・用途に合った機能や料金面の法人電話機・PBX製品を提案していきます。