プロが選ぶ法人向け複合機の選び方とは?格安で複合機を導入するコツを大暴露!

こんにちは。土日休み.com運営部です。

今回の記事では、「複合機でオフィスの業務効率化を図る」というテーマの元、これから複合機を導入しようと検討している経営者の方に向けて、複合機の選び方を解説していきたいと思います。

複合機というのは、印刷の頻度が多い塾業界やある程度の従業員数がいるオフィスには必需品とも言える代物だと思います。しかし、いざ導入を調べてみて1台辺り100万単位で費用が降り掛かってくることや固定資産などの税金面での対策が必要だったりと意外と面倒だったりします。

大まかな記事の内容
  1. 複合機を選ぶ上での判断基準
  2. 複合機を安く導入するための方法
  3. 減価償却費に関すること

などをまとめていきます。

 

法人向けの複合機を選ぶ際にプロが見ているポイントとは?

ここからは、法人向け複合機を10年以上扱ってきたプロが選ぶときに、どのようなポイントで複合機を選んでいるのかを解説していきます。

主に、8つのポイントがあります。

複合機を選ぶ際の8つのポイント
  1. 道入コスト
  2. ランニングコスト
  3. 対応している紙のサイズ
  4. 印刷速度
  5. 印刷の品質・画質
  6. 本機の大きさ・サイズ
  7. FAX・スキャナーの有無
  8. その他、オプション機能

1.導入コスト

導入コストとは、複合機本体や周辺機器の初期コストです。

一般的には100万円を超える物が多く、多くの会社はリース契約という5~7年間の契約で分割して処理するケースが多いです。

契約形態やその特徴については以下の記事にまとめてあります。

【2019年最新】法人向け業務用複合機おすすめランキング!選び方・メーカー12選を徹底比較!

2019年6月6日

2.ランニングコスト

複合機には、初期費以外にも印刷した枚数毎のカウンター料金などの費用が別途発生してきます。(※複合機を一括購入した場合を除く)

複合機の場合、初期の導入コストや安いけどランニングコストの維持費が高いことがあるので、1枚あたりのモノクロとカラー印刷が何円なのかを予め確認しておきましょう。

一般的な相場は、モノクロ1~5円、カラー10~20円という感じです。

複合機を導入する際は、導入コストよりもランニングコストが安いものを選んだ方が総合的に安くなりやすため、ランニングコストは最も重要視すべきポイントといえるでしょう。

ちなみに、業界の中でランニングコストが最も安いメーカーは京セラのモノクロ0.6円、カラー6.0円となっています。詳細については下の記事を参考にしてみてください。

3.対応している紙(A3・B4・A4・B5)

複合機を道入する前に、対応している紙のサイズを確認しておきましょう。

中規模の複合機だと、機能が乏しいだけでなく、印刷できる紙のサイズがB4までということもあります。

一般的なオフィスで使用するのであれば、A3まで印刷できるものを選ぶことをおすすめします。

4.印刷速度(分速20枚以上がおすすめ!)

複合機で初期コストが大きく変動してくるのが印刷速度です。
当然ですが、印刷速度が早い機種ほど料金も高額になります。

分速15~60枚のほどのものがあるので、自社にどの程度の印刷速度が必要なのかを予め確認しておきましょう。おすすめは分速20枚以上です。

印刷速度を特に重視している場合は、とにかく印刷速度を上げようとする気持ちはわかりますが、コスト面を考えると複合機を2台にした方が良い場合もあるので、2台導入するという選択肢も持っておくと良いかもしれません。

5.印刷の品質・画質

印刷の品質に関しては最近の複合機はほとんど性能差がないので、あまり気にしなくても良いかもしれません。

中古の古い機種を道入する場合は、印刷画素数などを確認することをおすすめします。

6.本機の大きさ・サイズ

複合機のサイズによっては置きたいと思っていた場所に収まらずに置き場所に困る場合があるので、予めどこに設置するのかを確認して寸法を調べておきましょう。

7.FAX・スキャナーの有無

最近では、スマートフォンやタブレットなどが普及したことにより資料をPDFなどのデータ形式にし、メールでやりとりすることが多いためFAXやスキャナーの機能を使う頻度は大きく減りました。

このような時代背景もあり、FAXやスキャナー機能がオプション機能になっている場合があるので、必要な場合は予め確認しておくことをおすすめします。

8.その他のオプション機能・カスタマイズ

最近の複合機は、文字通り複数の機能を兼ね備えたものが多く、印刷した資料に自動でホチキス止めをしてくれるフィニッシャー機能が搭載されたものや防犯システムと連動させることも可能です。

ただし、1つ1つのオプション機能が高額な傾向もあるので、オプションをむやみやたらに搭載することはおすすめしません。

法人向け複合機を安く導入するためのコツを3ステップで解説!

ここからは複合機を道入する際に確認すべきポイントを3ステップでご紹介していきます。

1.毎月使う印刷枚数を知ろう!

毎日どのくらいの頻度で複合機を使用し、毎月のトータルでどのくらいの印刷枚数に達するのかを予め調査しておくことをおすすめします。

正直、毎月の印刷枚数が500枚に満たないのであれば、複合機よりもビジネス用のプリンターで十分なパターンもあります。

2.どこのコストを重視するのかを決める!

複合機の相場感を予め調べておきましょう。

業者によっては言い値であることもあり、注意が必要です。

一般的な何もオプション機能を搭載しておらず、毎分20枚程度の印刷速度の複合機であれば100万円を切るくらいの価格帯が相場です。

ちなみに、安すぎるのも注意が必要です。

複合機というのは本機代金と毎月の維持費であるインク代やメンテナンス代を含んだカウンター料金の2つの費用が発生する契約形態が多いですが、本機代金があまりにも安いものはカウンター料金がとても高く、結果的に毎月高額な維持費の請求に悩まされるケースも多くあります。

複合機を選ぶ上で特に重視すべきコスト面は、カウンター料金です。

初期費用である本機代金が安くても、維持費であるカウンター料金が高くては安く道入した意味がありません。正直、本機代金が少し高くてもカウンター料金が安いサービスやメーカーを選んだ方が結果的に安く済みます。

複合機を選ぶ際はカウンター料金を特に重視しましょう!!

3.業務上必要な機能を予め選んでおく!

業務上必要な機能を予め確認し、リストアップしておくことをおすすめします。

複合機を導入する際は、一度営業マンと対面するケースがほとんどですが、すべてを営業マンに任せてしまうと使わないオプション機能などを追加されて、安いメーカーを見つけられたのにオプション機能代金で結果的にコストが膨らんでしまったというのはよくある話です。

私個人としては基本機能で十分だと思っています。敢えてオプションを搭載するすれば、フィニッシャー機能ですね。自動でホチキス止めしてくれるフィニッシャー機能があると会議の資料を作成するときにとても楽です。

複合機の導入は減価償却費をうまく使えば経費精算可能!

減価償却費とは、パソコンや複合機などの機械設備を導入する際などに、購入した年に一括で経費計上するのではなく、国が指定した耐久年数に基づいて分割して経費精算していく税制のことを指します。

基本的に10万円以上のものには減価償却を適応し、分割して経費精算します。複合機も100万円を超えるものが多く、原価償却で処理することで経費精算することが可能です。

複合機を導入する前に、自社の顧問税理士に処理の仕方についてしっかり確認をとっておくことをおすすめします。

まとめ

ここまでで、プロが複合機を選ぶときに見ているポイントや安く道入する際のコツなどをご紹介してきましたが、まとめると以下の通りです。

複合機の選び方まとめ
  1. 機能面はどのメーカーもほとんど変わらないのが現状!
  2. 印刷速度で料金は大きく変わってくる!
  3. 複合機はランニングコスト(カウンター料金)重視!

土日休み.comでは、普段オフィスの業務効率化を図るための情報を発信していたり、安く複合機を道入するためのコツをお教えしています。また、実際に各メーカーの資料や料金表を元におすすめな複合機をお選びするサービスも行っているので興味ある方は下の関連記事をご覧ください!

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2019年6月6日

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2019.03.27


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