「月々の印刷コストを下げる方法は？」
「ランニングコストが思っていたより高くて困っている」
「印刷コストを抑えるために重要なことは？」

業務用複合機を導入した後に、もう少し複合機の運用コストを下げたいと考えている方もいると思います。

今回はそういった方のために、業務用複合機のランニングコストを下げるための方法について解説します。

月々の印刷コストを下げるための使い方

まずは、複合機を使用する際の使い方で、コストを下げる方法について解説していきます。

①：カラー印刷を控える

1つ目は、できるだけ不要なカラー印刷はせずに、モノクロ印刷を使用するようにしましょう。

カラー印刷のコストは、モノクロ印刷と比較して10倍ほどのコストがかかります。そのため、意識してカラー印刷をモノクロ印刷にすることで、大幅にランニングコストを抑えることができます。

また、『フルカラー』ではなく『モノカラー』でカウンター料金を設定してもらうことも検討しましょう。

モノカラーとは、ブラックにもう1つの色を加えて印刷する方法であり、フルカラーと比較すると表現できる彩色に限度はありますが、一部の目立たせたい場所などはしっかりと対応することができます。

『モノカラー』は『フルカラー』よりもコストを抑えることができるため、設定できる場合は導入してもらうようにしましょう。

②：1枚に複数ページを印刷する

2つ目は、1枚の用紙に複数のページを印刷することで、カウンター料金を削減する方法です。

カウンター料金は1回の印刷に対する費用が決められているため、複数ページを1度に印刷して印刷回数を減らすことで費用を削減できると考えられます。

しかし、印刷データの文字数が多く文字サイズが小さい場合は、業務に支障が出てしまうため無理のない範囲で活用することをおすすめします。

③：両面印刷を活用する

3つ目の対策は、できるだけ両面印刷を活用することで印刷回数を減らす方法です。

家庭用の複合機とは異なり業務用複合機は、両面印刷を1回で行うことができるため用紙の枚数と印刷回数を減らすことができます。

ほとんどの業務用複合機は両面印刷で裏表を印刷したとしても、1回の印刷としてカウントされるため2枚分の印刷を一度にすることができます。

④：文書をなるべくデータで管理する

4つ目の対策は、根本的に業務用複合機を使用する頻度を減らすために、できる限り文書などをデータで管理する方法です。

最近では、様々な資料をデータで保管するのが主流です。データで保管することで書類が探しやすくなったり、資料などを配布する手間を減らすことができます。

そのため、業務用複合機のランニングコストを見直す際には、データだけで運用することができるかを検討することも重要です。

印刷コストを抑える上で注意すべきこと

複合機の使用方法を変えてランニングコストを下げるためには、社内ルールを作成することが考えられますが、印刷回数を抑えることで業務に負担をかけてしまうこともあります。

ここからは、複合機のランニングコストを抑える際に、注意すべきポイントについて解説していきます。

①：業務に支障が出てはいけない

1つ目の注意点は、業務用複合機の使用方法に制限をかけすぎて、業務に支障が出るようなことは絶対に起こさないようにしましょう。

会社全体のルールとして、「カラー印刷はできるだけしない」や「複数のページを分割印刷するように心がける」など、共通認識を持たせることは重要ですが、それが業務の負担になってしまってはいけません。

業務用複合機は会社の業務をサポートするものであり、それが逆にストレスの原因になってしまっては元も子もありません。

ランニングコストを下げる際は、カウンター料金の交渉や他の販売業者に相談をするなどして、できる限り利用制限をかけない方法を探しましょう。

②：正規品でない消耗品に注意

2つ目の注意点は、コストを下げるために非正規の消耗品を使用する際は、細心の注意を払うようにしましょう。

複合機のランニングコストを簡単に下げる方法として、トナーの交換を自主的に行うことなどがあります。

しかし、その際に多くの方が正規品ではないものを使用しますが、正規品でない場合は保証がなかったり、最悪の場合複合機を故障させる原因になることもあります。

消耗品の費用を無理やり抑えることで、結果的に故障費用などで大きな費用がかかることもあるため注意しましょう。

③：中古複合機は知識のある方におすすめ

3つ目の注意点は、印刷コストを下げるために中古の複合機を考えている場合は、ある程度製品の知識を持っている方が利用するようにしましょう。

業務用複合機のランニングコストを下げるために、中古複合機の導入を検討している方もいると思いますが、中古複合機は機器のメンテナンスなどを自らできる方におすすめします。

中古複合機の場合は、メンテナンス契約をしてしまうと費用が高くなってしまうため、費用面では新品の複合機とほとんど差がなくなってしまいます。

そのため、中古の業務用複合機の導入を考えている方は、不具合が起きた際の対処方法を理解しており、業務に支障が出ない方におすすめします。

中古複合機については、こちらの記事で解説しています。
▼中古複合機のメリット・デメリットは？新品とどっちが良いの？

中古複合機のメリット・デメリットは？新品とどっちが良いの？

2020年10月16日

まとめ

今回は、業務用複合機の印刷コストを下げる方法について解説しました。

業務用複合機を導入した後に予定していたよりも、ランニングコストが高いケースは意外と少なくありません。

リース契約が終了する際に契約会社を変更するか再リースをすることで、大幅にコストを削減できることもできるかもしれません。しかし、リース契約期間中であれば、消耗品のクオリティーを下げることが最もコスト削減につながると考えられます。

業務用複合機のランニングコストを下げたい方は、リース契約の更新時期にもう一度どのプランが最適化を検討することをおすすめします。

5年程度経過している場合は、費用面と性能面で新しいプランを組んだ方がお得に利用できることもあります。

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2019.05.20

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「業務用複合機に搭載されている機能とは？」
「業務用複合機の機能を活用する方法とは？」
「それぞれの機能の必要性は？」

業務用複合機を導入する方は、最新の複合機にどのような機能がついているかを知っているでしょうか？。

今回は業務用複合機をもっと活用するために、複合機の基本機能や古い複合機には搭載されていない機能について解説します。

業務用複合機の基本的な機能

まずは、業務用複合機の基本的な機能について解説します。

①：コピー機能

コピー機能とは、写真や資料などを複製するための機能です。

業務用複合機のメーカーによって画質・印刷スピードなどが異なるため、写真などの印刷にこだわりたい会社や業務効率をできるだけよくしたい会社など、ニーズに合わせた複合機を導入することが重要です。

また、印刷方式によっても画質と印刷スピードは変わってくるため、複合機を選ぶ際はそのような点を比較してみてください。

②：プリント機能

プリント機能とは、パソコンやUSBからデータを複合機に送信し、そのデータを元に資料を印刷するための機能です。

最近の複合機では、スマートフォンから送信したデータを元に簡単に印刷できる機能もあります。

しかし、wi-fi環境などが必要であり社内でインターネット環境が整っていない場合は、スムーズに機能しないため注意しましょう。

③：FAX機能

FAX機能とは、複合機から電話線などを介して、FAXを送受信するための機能です。

最近では、FAX機能を使用する機会も減少傾向にありますが、取引先の事情によってはFAXを利用して文書を送信して欲しいケースもあります。

FAX機能は、使用したことのない方もいると思うので、業務に支障をきたさないためにも一度確認をしておきましょう。

④：スキャン機能

スキャン機能とは、複合機に搭載されているスキャナーから文書を読み取り、その情報をデータ化してパソコンなどに保存するための機能です。

最近の複合機では、表や図などを認識することで、その情報をExcelやwordに変換する機能もあります。

資料などをデータ化することが増えているため、最新の機体ではデータの読み取りがよりスムーズになっています。

最新の複合機にある便利な機能

ここからは、比較的最新の複合機に搭載されている便利な機能について解説します。

複合機の種類によっては搭載されていないものもあるため、最適な複合機を選ぶためにもどのような機能があるか知っておきましょう。

①：印刷データをPDF化

1つ目は、印刷時にスキャンしたデータを複合機に保存し、そのデータをPDF化する機能があります。

クラウド化などが社会全体で進められる中、文章データをPDF化してパソコンに送信したいという方もたくさんいると思います。

最近の複合機では、わざわざスキャンをしなくても、複合機を介したFAXでの送受信などをしていれば、そのデータを元にパソコンやスマートフォンにその情報をPDF化して送信することができます。

②：クラウド連携

2つ目は、複合機にデータを読み取った時点で、そのデータをクラウドサービスに保存する機能です。

この機能は、1つ目に紹介したデータPDF化をさらに便利にした機能です。クラウドサービスと言われる、データをリモートサーバーに保存して置くためのサービスを利用することで、印刷データをさまざまな端末から自由に取り出すことができます。

また、印刷データに簡単にアクセスすることができるため、追加で他の資料を印刷したいといったケースでも柔軟に対応することができます。

③：ソート機能

3つ目は、大量印刷などを行う際に、印刷物を自動で分けて印刷するため機能です。

例えば、古いの複合機の場合だと10ページの書類を印刷する際に、10枚ずつ数えて人力で分ける必要がありました。しかし、最近の複合機では10枚ずつで段差を自動的にズラしてくれるため、人が枚数を数える必要がありません。

印刷物の枚数が増えるほど、小さい手間が大きな労働になってしまいます。会社での印刷枚数が多い場合は、このような機能のあるものを選ぶようにしましょう。

④：フィニッシャー機能

4つ目は、冊子としてまとめるために、ホッチキス止めまで自動でやってくれる機能です。

フィニッシャー機能は、業務用複合機を利用してパンフレットや複数枚の冊子を作成したいという時に、冊子形式の止め方や片方止めなど、人間がまとめる作業を代わりに行うことができます。

古い複合機の場合は、書類を作成するために社員が1,2時間かけてホッチキス止めをする必要がありました。最近の複合機では、印刷物を作成するための手間をほとんど削減することができます。

まとめ

今回は、業務用複合機の基本的な機能や便利な機能について解説しました。

複合機は、ほとんどの会社で導入しているオフィス製品です。古い機体を利用しているかたは、最新の複合機に切り替えることで、多く作業効率をあげることもできます。

複合機の取り替えを検討している方は、ぜひ参考にしてみて下さい。

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2019.05.20

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「業務用コピー機を選ぶ上で気をつけるべきポイントは？」
「コピー機を導入する際に考えるべきこととは？」
「コピー機を導入して失敗しないための方法とは？」

コピー機はメーカーによって値段や性能も異なるため、どれをどのように選べばいいのか分からない、と不安に思う方もいると思います。

そのような方のために、コピー機を選ぶ際の注意点や失敗しないために確認すべきポイントについて解説します。

コピー機を選ぶ流れ

早速ですが業務用のコピー機を選ぶ上で、購入を検討している側が行う流れを解説しようと思います。

主な流れは以下のようになっています。

①：必要な要件を確認する

最初にすることは、コピー機を導入した場合にどのような使い方をするか？どのくらいの費用で導入したいか？などを大体でいいので確認しましょう。

このポイントを確認することで、様々なコピー機の中から最も適した物をスムーズに選ぶことができます。

具体的には、以下のようなポイントを確認してみましょう。

業務用コピー機の予算は、合計費用が80万円〜150万円ほどが費用相場と考えられます。

多くの方が導入する際にリース契約を結ぶと思いますが、リース契約について詳しく知りたい方はこちらを参考にして下さい。
▼業務用複合機のリース契約とは？リース契約のメリット・デメリットは？

業務用複合機メーカーの特徴を比較！業界シェアを徹底分析！

2020年10月13日

②：それぞれのコピー機を比較する

次にすることは、最初に確認した要件を軸にどのコピー機が最も適しているか、メーカーの特徴を元に比較していきます。

例としては、「写真やポスターなどをよく印刷するため、画質の良いコピー機を導入したい」、「性能にこだわりはないため、できるだけコストを抑えたい」こういった要望に沿って、徐々に条件を絞っていきます。

それぞれのコピー機の比較ポイントは、主に以下のようなものがあります。

業務用複合機メーカーの特徴を比較！業界シェアを徹底分析！

2020年10月13日

③：販売業者を比較する

最後に導入やメンテナンスなど、長期間の関係性を結ぶことになる販売業者を選びます。

販売業者を選ぶ上でのポイントは、以下のようになっています。

そのため、最初の段階で違和感のある販売業者と契約を結んでしまうと、リース費用を完済するまで納得のいかない関係を継続することになるかもしれません。

契約する際に確認すべきポイント

ここからは、導入するコピー機と販売業者を決めた後の契約時に、確認すべきポイントについて解説します。

確認すべきポイントは、主に以下の3つです。

①：保守契約の内容を確認する

1つ目は、見積もり書と一緒に保守契約として、どのような業務を依頼することができるかを確認しましょう。

保守・メンテナンスは、リース契約を結んでいる間に定期的に依頼することのできるサービスです。そのため、業務内容が考えていた内容と違っていたり、修理を負担してもらえないなどの問題が起こることもあります。

一度契約を結んでしまうと完済するまで解約できないため、保守・メンテナンスのクオリティーや依頼できる内容については、細かく確認するようにしましょう。

②：リース費用を払い終わるまでの総額費用を確認する

2つ目は、リース費用を完済した時に、総額費用はどのくらいになるかを見積もっておきましょう。

リース費用の完済分と月々のメンテナンス費用の合計費用を問い合わせることで、一括購入でメンテナンスを依頼した場合とどのくらい違いのかなどを確認することができます。

販売業者によっては対応することが難しいかもしれませんが、そういった業者は今後要望を言っても対応してくれる可能性が低いため、他の業者に依頼する方がいいかもしれません、

③：リース契約終了後の選択肢について確認する

3つ目は、契約をする段階でリース契約終了後の選択肢について、販売業者と話し合っておくようにしましょう。

リース契約終了後には、『再リース』『新規のリース』『返却する』の三つの選択肢があります。

最近の業務用コピー機は10年ほど使用できるものも多いため、再リースを利用して契約を更新することで、お得にコピー機を利用することができます。

しかし、契約を結ぶ販売会社によって『再リース』の割引率が異なるため、契約を結ぶ前にどのような仕組みになっているかを確認するようにしましょう。

リース契約が終了した後の詳しい解説は、こちらの記事を参考にして下さい。
▼リース契約後の選択肢とは？再リースがお得？

リース契約後の選択肢とは？再リースがお得？

2020年10月26日

まとめ

今回は、業務用コピー機の選び方について解説しました。

コピー機は様々な種類があることから、最初はメーカーの特徴からどの機器がいいかを選ぶことをおすすめします。

しかし、コピー機を導入する際に最も重要なことは、信頼できる販売業者と契約することができるかどうかです。

それぞれの販売業者によってサービスの質や費用も異なることから、一つの販売者だけでなく複数の業者を比較した上で販売業者を選ぶようにしましょう。

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2019.05.20

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「業務用複合機のリース契約とは？」
「リース契約のメリット・デメリットは？」
「リース契約を結ぶ際に気をつけるべきポイントとは？」

業務用複合機を導入する際に多くの方がリース契約を利用すると思いますが、リース契約の仕組みやメリット・デメリットを理解しているでしょうか？

今回は新しく複合機を導入する際に理解すべき、複合機のリース契約のメリット・デメリットについて解説していきます。

リース契約とは？

リース契約とは、会社が必要とする設備や機器をリース会社が代わりに購入し、一定期間有料で貸し出すことを意味します。

リース契約は、オフィス製品を中心に工場の産業機器や重機などを導入する際にも広く利用されています。

リース契約の種類

リース契約には、主に『ファイナンスリース』と『オペレーティングリース』の二つの種類があります。

それぞれの特徴は以下のようになっています。

ファイナンスリース

ファイナンスリースとは、リース会社が商品を代わりに購入し、一定の利子を追加して金額を返金していく取引です。

リース契約と言われるものは、ファイナンスリースが一般的です。例としては、100万円の商品を購入した場合は115%にあたる、115万円分を返金することになると考えられます。

リース会社が得られる恩恵としては、利息から得られる費用と所有権を持っているため、最終的な処分方法によってはさらに利益を出すことができます。

オペレーティングリース

オペレーティングリースとは、リース期間終了時の残存価値を考慮した上で支払う料金が設定される取引です。

例えば、100万円の複合機を5年契約でリースを結んだ場合、5年後にその複合機の価値が10万円だとすると、契約者が支払うべき費用は90万円に抑えることができます。

借り手の支払い負担は減り、貸し手側は、リース満了時の物件売却価格が残価を下回って損失を被るリスクもありますが、残価以上の価格で物件を売却できる可能性もあります。また、貸し手は資産を所有することにより減価償却の制度を利用することもできます。

リース契約の費用相場

業務用複合機をリース契約で購入した場合の総費用額は、80〜120万円程が一般的です。

そのため、5〜7年間のリース契約を結んだ場合は、月々：10,000円〜20,000円ほどでリース契約を結ぶことができると考えられます。

土日休み.comでは、費用を抑えたい方や機能を重視したい方など、さまざまニーズに合わせた複合機を提案させて頂いています。

リース契約のメリット・デメリット

ここからは、リース契約をメリット・デメリットの視点から解説していきます。

リース契約のメリット

①：最新の機器を導入しやすい

一つ目のメリットは、リース契約で月々の支払いを抑えることで、最新の機器を導入しやすい点です。

リース費用は、導入時に必要な一度に支払うべき費用を長期間に分散することができるため、企業の設備投資への負担を軽減することができます。

導入するための負担が軽いと最新の複合機を導入しやすかったり、キャッシュフローに負担をかけずに導入することができます。

②：リース費用を経費で落とせる

二つ目のメリットは、導入するために必要な月々の支払いを経費に計上することができる点です。

一括購入で複合機を導入した場合は固定資産税などが適応されますが、リース契約の場合は月々の支払いを経費として計上することができます。

経費として計上することによって会社全体の収支を減らすことができるため、節税をする上で効果的であることが考えられます。

③：再リースは格安で利用できる

三つ目のメリットは、リース終了後に再リースを行うことで、格安で複合機を利用できる点です。

リース契約は、５〜7年間の契約が主流ですが、最近の複合機はしっかりとメンテナンスをすることで10年以上使用できることもあります。

そのため、機体に問題がない場合は再リースと言われる、同じ機体で新しくリース契約を結ぶことで格安で複合機を利用することができます。

具体的には、月々の支払いが半額か1/3程度の費用にまで、価格を下げて利用できるようになります。

リース契約のデメリット

①：リース会社が所有権を持っている

一つ目のデメリットは、購入している複合機の所有権をリース会社が持っている点です。

複合機を一括購入した場合は、減価償却などの手続きをする手間などはかかりますが、所有権を持っているため必要でなくなったら売却をするなど、会社の資産として自由に扱うことができます。

リース契約の場合は、リース会社が所有権を持っているため自由に売却することはできず、支払いを完了しても返却をする必要があります。

②：総額費用が割高になる

二つ目のデメリットは、一括購入とは違い利子などが加算されるため、総額費用が割高になってしまう点です。

一括購入の場合は、1度に高額な費用が必要になりますが、リース契約で発生する利子などはありません。そのため、本体の総額費用をリース契約よりも安く抑えることができます。

しかし、メンテナンス費用などを考慮すると、リース契約を行った場合のプランの方がお得になるケースも多いため、費用をできるだけ抑えたい方は、長期的な費用を見積もってみることをおすすめします。

③：途中で解約することができない

三つ目のデメリットは、リース契約は途中で解約したとしても残金を支払う必要がある点です。

リース契約は、リース会社が代わりに購入しているため、リース会社が負担した費用に利子を加算して返済する必要があります。

そのため、契約期間中に複合機が必要なくなったとしても、契約を解除するためには支払っていない残高を支払う必要があります。

リース契約を結ぶ際の注意点

ここからは、リース契約を結ぶ際の注意点について解説します。

①：いきなり契約をしない

1つ目の注意点は、他の販売業者の話を聞いたりせずに、いきなり契約をすることはやめましょう。

業務用複合機にかかわらず高額な費用が必要になる契約を結ぶ際は、他の販売業者と比較した上でもっとも信頼できる相手と結ぶことが重要です。

一つの会社の意見だけでなはなく他の会社と相対的に比較することで、最も適切な販売業者を選ぶことができます。

②：費用総額を見積もる

2つ目の注意点は、リース契約で費用を支払った場合に、総額でどのくらいの費用が必要になるのかを確認しましょう。

複合機を導入する場合は、10年間使用すると仮定した際にどのくらいの費用がかかるのか？、などを考えることをおすすめします。

一括購入とリース契約を比較すると、リース契約の方がメンテナンス費用の割引などが多くあるため、リース契約の方がお得になるケースもあります。

③：自社に合ったプランか確認

3つ目の注意点は、プラン内容が自社のニーズに本当にあったプランかどうかを確認しましょう。

販売業者もできるだけ利益を出したいと思っているのが本心です。そのため、便利になるからといって高額な複合機を勧めてくることもあります。

とても性能がいいとしても、会社のキャッシュフローに負担をかけてしまってはいけません。それぞれの会社にあった最適なプランを提供してくれているかをしっかりと確認しましょう。

まとめ

今回は、業務用複合機を導入する際に、一般的に利用されるリース契約について解説しました。

リース契約についての知識がなかった方も、契約時に必要な最低限の知識は知ることができたはずです。

最後に、リース契約は一度契約したら支払いを満了しない限り、契約を解除することができません。

この点を理解して上で、一括購入とどちらが会社にとってメリットが大きいのかを検討して、契約をするようにしましょう。

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2019.05.20

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「業務用複合機の見積もり依頼時の注意点は？」
「見積もり書の内容とは？」
「見積もり書の確認すべきポイントは？」

業務用複合機を導入する際に相見積もりをすることが重要ですが、見積もり書の比較方法が分からないという方もいると思います。

そういった方のために、業務用複合機の見積書の内容と確認すべきポイントについて解説します。

見積もりを依頼する必要性

まずは、見積もり依頼をする必要性について解説していきます。

見積もり依頼の必要性は、主に以下の3つです。

①：費用相場を知るため

1つ目は、見積もり依頼を複数の販売業者にすることで、本当の費用相場を知ることができます。

インターネットで検索をすれば、一般的な業務用複合機の費用相場などは知ることができますが、実際にお客様の要件をもとにした費用は、見積もり依頼をしない限り知ることはできません。

相見積もりをすることでお客様の要件を元にした費用相場を知ることができ、どのくらいの費用が妥当なのかをしっかりと知ることができます。

②：費用内訳を知るため

2つ目は、見積もり書の内訳を見ることで、導入する上でどのような費用がかかるのかを把握することができます。

業務用複合機は、カウンター契約と言われる1枚を印刷する度に費用がかかる契約方法が一般的ですが、見積もり書の内訳を見ると、『保守費用・輸送費用・設置費用・本体価格・利息』こういった要素を記載してもらえるはずです。

費用内訳を確認することで、必要のないオプションは付けられていないか？業務内容は適切か？などを確認することができます。

③：トラブルを防ぐため

3つ目は、見積もり書をセールスを受ける前にもらうことで、事前に様々なトラブルを防ぐことができます。

販売業者と直接取引をしてしまうと、良いように説明をされてしまい他の販売業者と上手く比較をすることができずに契約してしまうこともあります。

一つの販売業者の話のみを聞いて契約を結んでしまうと、後から様々なトラブルが起きる原因になってしまいます。問題をあらかじめ起こさないための対策として、見積もり依頼は重要です。

見積もり依頼時に確認すべきポイント

ここからは、見積もり依頼時に確認すべきことついて解説していきます。

①：保守契約の内容を確認

1つ目は、見積もり書と一緒に保守契約として、どのような業務を依頼することができるかを確認しましょう。

保守費用としてまとめられる業務の中には、『定期メンテナンス・トナーの補充・用紙の補充・故障時の修理保証・無料回収』など様々な業務があります。

保守契約の種類によって依頼できる業務も変わってくるため、確認をしておかないと思っていた保守内容と違うといった問題が起きることもあります。

②：リース契約の内容を確認

2つ目は、見積もり書のリース契約の内容についても、しっかりと確認するようにしましょう。

リース契約で確認すべきポイントとしては、『契約期間・利息・総額費用・リース終了後の選択肢』このような点に注目しましょう。

月々の支払いが安いからといって総額費用で比較するとそこまで変化がなく、リース終了後の再リースを考えると月々の支払いが高い方が結果的に得をする、といったケースもあるので気をつけましょう。

③：自社に合ったプランか確認

3つ目は、提示されたプラン内容が自社の目的に合っているかを確認しましょう。

販売業者側もできるだけ利益を出したいというのが本心です。そのため、上手く活用できない高スペックの複合機をおすすめしたり、追加の機能を勧めようとする販売業者もいます。

見積もり依頼をすることで、その販売業者が自社のニーズを理解した上で、最適な複合機を紹介してくれる販売業者なのかどうかも確認するようにしましょう。

まとめ

今回は、業務用複合機の見積書について解説しました。

業務用複合機は、販売会社や扱っている機種によって価格が大きく違うことから、相見積もりをすることが重要です。

少なくとも3社以上の販売会社に見積もりを依頼することで、どのくらいが相場なのか？信頼できる販売会社なのか？などを知ることができます。

見積もり自体は基本的に無料であるため、販売業者の口車に乗せられないように対策をしておきましょう。

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2019.05.20

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「業務用複合機の税金事情は？」
「業務用複合機を購入する上で節税する方法とは？」
「業務用複合機に適応される税金制度は？」

業務用複合機など高額な製品を購入する際に、税金はどのくらいかかるのだろうか？そういった疑問を持っている方も多いと思います。

そういった方のために、業務用複合機に関わる税金制度や節税するための方法について徹底解説します。

業務用複合機の税金に関する注意点

まずは、業務用複合機に関わる税金制度の中で、特に気をつけるべきポイントについて解説していきます。

消費税について

消費税とは、リース契約・一括購入・レンタル契約、全ての契約を結ぶ際に課税される税金です。

複合機導入時に気をつけるポイントとして、リース契約は契約を結んだ時の税率であるため、増税した後も契約時の税率のまま課税されることになります。

増税前にリース契約を結ぶことで、増税の影響を受けずに費用を経費に計上できることを押しているセールスもいることがありますが、「少額減価償却資産の特例」を使用すれば同じように一括購入でも、経費として計上できることもあるので気をつけましょう。

固定資産税について

固定資産税とは、使用可能期間が1年以上、かつ取得価額が10万円以上のものに適応する税金です。

業務用複合機を一括購入した場合は、1年以上かつ10万円以上の電子機器であるため経費計上をすることができず、法人税や所得税から課税控除することができません。

会社の資産として扱われるため減価償却をしながら、複合機の場合は5年かけて計上する流れになります。

減価償却について

減価償却とは、時間の経過とともに価値が下がる資産に対して、価値が下がった分税金を控除するという税制度です。

例えば、50万円の業務用複合機を導入することを決めたとします。導入する業務用複合機の法定耐用年数(資産価値があると考えられる期間)が5年だとすると、『5年間で毎年10万円ずつ分割して支払いをする』という考え方をします。

また、これは毎年10万円ずつ複合機の価値が下がっていくと考えることができるため、50万円の複合機は3年後には30万円分の支払いが完了し、価値は20万円になっていることになります。

固定資産税は、毎年その時の見込み価値に対して固定資産税がかけられ、毎年価値が下がっていく10万円は会社のマイナス収支に計上することができ、この分が税金から控除されるという制度になっています。

それぞれの契約方法の税金

ここからは、業務用複合機の契約形態それぞれの税金処理がどのように行われかを解説していきます。

業務用複合機を導入する際は、『リース契約・一括購入・レンタル契約』の三つがありますが、それぞれの違いを確認しておきましょう。

①：リース契約の場合

リース契約の場合は、「支払利息」と「消耗品費」として、経費計上することができます。

リース会社に支払う費用と保守契約の二つがあります。

リース会社に支払う費用は、利息付きで支払うことから「支払利息」、保守費用はサービスを依頼することから「消耗品費」として計上することができます。

②：一括購入の場合

一括購入の場合は、10万円以上かつ1年以上使用することができるため、「固定資産税」が適応され経費計上することはできません。

また、年々価値が落ちる機器であることから減価償却を適応して、5年間に分けて固定資産税を支払う必要があります。

利息などがないため支払う合計費用は抑えることができますが、経理作業の手間やメンテナンス業者とのやり取りなど、リース会社が代わりに行ってくれる業務も行う必要があります。

③:レンタル契約の場合

レンタル契約の場合は「賃借料」として、経費計上することができます。

リース契約とは違い利息などは付きませんが、長期間の契約になるとリースに比べて費用が高くなるプランが多いのが特徴d。

理由としては、レンタル業者が短期間に複合機本体の費用を回収した上で利益を出すためには、レンタル料金を高めに設定する必要があるためです。

複合機をお得に導入する上で知っておくべき制度

次に複合機を導入する上で知っておくべき制度について解説します。

主に複合機導入で確認しておくべき補助金制度などを紹介しておきます。

①：創業助成金

創業助成金とは、東京都内で新しく事業を始める会社が受け取ることができる補助金制度です。

創業してから5年以内の会社であれば受け取ることができる助成金で、助成額は100万円〜300万円ほどです。

②：IT導入補助金制度

IT導入補助金とは、中小企業・小規模事業向けに自社の経営課題を解決するためのITツールの導入経費を国が一部補助してくれる制度です。

2020・2021年度は、感染症の影響もあり補助金の対象範囲が広がり、多くの方が利用できるようになっています。最大で450万円ほど補助を受けることができるため、活用することをおすすめします。

③：中小企業経営強化法

中小企業経営強化法とは、中小企業の設備投資を即時償却や税額控除をしてくれる制度です。

複合機を購入した際に利用できる制度が「中小企業投資促進税制」と言われるものです。この制度では1台120万円以上の複合機を購入した際に30％の特別償却に加えて7％の税額控除を受けることができます。

まとめ

今回は業務用複合機の税金事情について解説しました。

税金関係の話は税理士に任せているため知る必要はない、と思っている方もいるかもしれませんが、自分で申請などを行わないと損をすることも多くあります。

特にリースやレンタル契約でない方は、減価償却をすることで10万円以上も収支に影響を与える可能性があります。

面倒がらずに税金について理解することで、無駄な出費を抑えることができるため、基本的なことは確認できるようにしておきましょう。

土日休み.comが提供するサービス

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2019.05.20

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「業務用複合機の保守契約を結ぶ際の注意点とは？」
「保守契約において確認すべきことは？」
「保守契約の内容はどうなっているの？」

業務用複合機を導入する際に多くの方が保守契約を結びますが、保守契約は長期間利用するものであるためトラブルの原因になることもあります。

今回は、保守契約で失敗しないために確認すべきことと、問題となる原因について解説します。

保守契約の内容は？

まずは、保守契約で依頼することができる業務内容について解説していきます。

業務用複合機の保守契約に含まれる業務内容は、主に以下の3つです。

業務用複合機は精密機器であり、専門的な知識を持った方のメンテナンスが必要になります。

そのため、多くの方が保守契約を結んでおり、中古製品でない場合はほぼ全ての人が利用しています。

詳しい業務内容の説明や保守契約の種類については、以下の記事で解説しています。
▼業務用複合機の保守・メンテナンス契約とは？費用相場・種類を徹底解説

業務用複合機の保守・メンテナンス契約とは？導入費用の相場・種類を徹底解説

2020年10月23日

保守契約の注意点

次に保守契約を結ぶことで起きるの可能性のある問題・リスクについて解説します。

失敗しないためには、保守契約を結ぶことでどのようなリスクがあるのかを把握しておくことが重要です。

①：サービスのクオリティーが低い

1つ目は、保守契約を結んだもののサービスのクオリティーがとても低く、適切に対応してもらえないというような問題です。

保守・メンテナンスは、必ずしも販売業者が行うものではなく、保守・メンテナンスは専門の別業者に委託していると言った販売会社も存在します。

そのため、信頼していた販売業者だったとしても、保守・メンテナンスのクオリティーが高いとは限らないので注意しましょう。

②：カウンター料金の価格変更は難しい

2つ目は、カウンター料金を割高に契約してしまい、変更したくても後から変更することが難しいという問題です。

多くの方が業務用複合機を導入する際にカウンター保守契約と言われる、1枚あたりの印刷費用に保守費用を含めて設定した契約を結びます。しかし、この契約は5年〜7年の間、同じカウンター料金で利用することが決まっており、途中から価格の変更や契約の解除が難しいという問題があります。

そのため、最初の段階でカウンター保守契約の内容に不安な点がないかをしっかりと確認しないと、後から不利益を被ることがあります。

③：保守内容が思っていたのと違った

3つ目は、考えていた保守内容と実際に行われる内容が異なっていたといった問題です。

保守内容はそれぞれの販売業者によって内容が変わってくるため、依頼できる保守の業務内容に確認漏れがあると、お願いできると思っていた業務がお願いできないなどの問題が発生します。

具体的には、トラブルが起きた際の修理費用も保守契約に含まれており無料だと思っていたのに、無料修理の契約は複合機本体の保証であり、2年以上過ぎていたため修理費用は保障されなかったといった問題が発生したケースもあります。

保守契約を結ぶ際に確認すべきこと

最後に保守契約を結ぶ際に、販売業者に確認すべきことについて解説します。

主に確認すべきことは、以下の3つです。

⓵：メーカーの認定店かどうか

まずは、契約を結ぶ保守業者がメーカーの認定店であるかどうかを確認しましょう。

保守業者だけではなく、販売業者に関してもメーカーが認定している正規販売店から複合機を購入することをおすすめします。

中古の業務用複合機を扱っている販売業者の中には、保守・メンテナンスを非認定の保守業者が行っていることが多く特に注意が必要です。

⓶：サービス拠点との距離を確認

次に、保守サービスを行ってくれる業者のサービス拠点と、導入する会社との距離を確認しましょう。

複合機を設置する場所とサービスを提供している業者との拠点が遠い場合、不具合が起きた時に迅速に対応してもらうことが難しかったりするため、契約する前に確認することをおすすめします。

都心に近い場合はそこまで心配する必要はありませんが、あまりにも遠い場合はリモートでの対応が基本で、修理には余分に費用がかかることもあるので、そういった点も確認しましょう。

⓷：サービスの質を確認

最後に本当に保守サービスの質が高いかどうかを確認しましょう。

具体的には、不具合が起きた際にどのくらいで対応してもらえるのか？どのくらいの期間まで保証が適用されるのか？どのくらいの不良まで修理費用が無料なのか？こういった点を確認するようにしましょう。

また、できれば販売業者と保守業者が同じ会社であることをおすすめします。なぜなら、販売業者と保守業者が別々の場合は、販売業者は契約までが仕事になってしまい、保守にそこまで責任を持ってもらうことができません。

しかし、販売業者と保守業者が同一の会社であれば、保守の評判が下がれば販売業者の評判自体も落ちてしまうため、サービスの質により信頼性があると言えます。

まとめ

今回は、業務用複合機の保守契約を結ぶ際の注意点について解説しました。

業務用複合機を契約する際は、費用や複合機本体に目が行きがちですが、保守サービスのクオリティーが低い会社と契約をしてしまうと、5年以上もの間満足の行かないサービスを受けなくてはいけなくなるかもしれません。

保守契約を結ぶ際は、費用は適切なのか？保守業務の内容は満足できるものなのか？このような点を必ず確認するようにしましょう。

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2019.05.20

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「業務用複合機のトナーとはなんですか？」
「トナーとインクは何が違うの？」
「トナーはどのくらいで交換するの？」

業務用複合機で使用されるトナーですが、いまいちインクとの違いがわからないといった方やどのくらいの頻度で消耗するのかを知りたいと思っている方も多いと思います。

今回は、そういった方のため業務用複合機のトナーとはなんなのかについて解説していこうと思います。

トナーとは？

業務用複合機で印刷を行うには、トナーと言われる染料が必要になります。また、トナーは消耗品であるため定期的に交換する必要があり、使用できる寿命などもあります。

まずは、トナーの成分について解説します。

トナーの成分について

トナーの主な成分としては、樹脂・顔料・ワックスなどが挙げられます。

樹脂

樹脂とは、トナーに含まれるプラスチック性の粒子のことを指し、熱を与えることで溶ける性質を持たせるために含まれています。

つまり、トナーの色素成分を紙にしっかりとくっつけて、離れないようにする接着剤のような役割を担っています。

顔料

顔料とは、色を出すための色素成分のことで、絵具や化粧品などの色味を出すために使用されます。

この成分が複合機の色素成分の元であり、複合機には、CMYK(シアン(青)・マゼンタ(赤紫)・イエロー・ブラック)の四つの色があります。

ワックス

ワックスとは、油であり色素成分を散布した後にスムーズに定着させるのに役立ちます。

トナーの表面は染料を定着するために、ベタベタしたくっつきやすい状態になっています。しかし、そのままでは用紙から離れる際にスムーズに離れることができず、上手く印刷することができません。

ワックスがあることで、散布したトナーと散布部分との滑りがよくなり綺麗に離れることができ、鮮明な印刷をすることができます。

トナーとインクの違いは？

次にトナーとインクの違いについて解説します。

インクとの違いとしては、そもそも成分が異なり性質が異なります。

それぞれの特徴は以下のようになっています。

トナーの特徴

写真などの印刷には不向きだが、乾きが早く大量印刷には向いています。

トナーは長期間保管している劣化してしまうため、長期保存には向いておらず保存方法も注意する必要があります。

インクの特徴

染料の発色がよく、光沢のある印刷をすることができます。

しかし、印刷後の乾きが遅く容量も小型であるため、大量印刷には向いていません。

トナー1本で印刷できる枚数

多くのメーカーが発表しているデータによると、A4サイズの原稿に文章を印刷した場合は、トナー1gで約15枚程度印刷できるとされています。

そのため、トナー1本あたりで約10,000枚～20,000枚ほど印刷できることが考えられますが、実際の量はそれよりも低く20,000枚は難しいことが考えられます。

しかし、最新の機種では、トナー消費を節約する機能を搭載したモデルもあるため、そのような機能を活用すればより多くの枚数を印刷することができるはずです。

トナーを扱う上での注意点

ここからは、トナーを扱う上で注意すべきポイントについて解説します。

①：衣服や床への付着に注意

1つ目の注意点は、トナーを扱う際は染料が衣服や床に付着しないように注意しましょう。

インクなどとは異なり水性ではなく油分が多い点や帯電性を持っていることなどから、衣服や床に付着してしまうと落とすことが難しいことが考えられます。

また、トナーケースは多くの場合プラスチック性であるため、ケースを乱暴に扱ってしまうと大惨事になるため注意して扱いましょう。

②：火気厳禁

2つ目の注意点は、トナーは油分が多いことや帯電性を持っていることから、引火しないように注意をしましょう。

トナーの粒子はとても細く帯電性を持っていることから、粉塵爆発などが原因の事故が起きています。

また、トナーを溢してしまった場合は、掃除機などのフィルターでは通り抜けてしまうため、粘着性のカーペットクリーナーなどを利用して拭き取ることをおすすめします。

トナーの入手方法

ここからは、トナーの入手方法について解説していきます。

カウンター契約を結んでいる場合

カウンター契約を結んでいる場合は、基本的に無料でトナーを交換することができるはずです。

多くの企業様が利用しているカウンター契約には、トナーの交換費用なども含まれていることが一般的であるため、交換の心配をする必要はありません。

企業様によってはストックを持っておきたい方もいると思いますが、交換の際は不備がないか内容確認をしてから使用するようにしましょう。

その他の契約の場合

その他の契約を結んでいる方は、インターネットの通販サイトにて購入することができます。

業務用複合機のトナーは、主にインターネットで購入することができ、正規品ですと4色セットで3万〜４万円するものが多いです。

純正でないものであれば、半額かそれ以上安く購入できるものもありますが、不良が起きる可能性が高く不良が起きたとしても保証がない可能性が高いため、使用しないことをおすすめします。

まとめ

今回は、業務用複合機のトナーについて解説しました。

業務用複合機は、複合機でした使用しないパーツの名称があったりするため、用語を聞いていきなりイメージできる人は少ないと思います。

土日休み.comでは、そういった業務用複合機についての知識を深めるための情報を随時更新しているので、ぜひ知識を深めるために利用して見てください。

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2019.05.20

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「業務用複合機を導入する際の流れとは？」
「業務用複合機を導入する上での注意点とは？」
「業務用複合機は、どのくらいで導入できるの？」

業務用複合機の導入を考えている企業様の中には、導入の全体像や導入までにどのくらいの作業があるのかをあらかじめ知っておきたいと思う方も多いと思います。

今回はそういった方のために、業務用複合機を導入するまでの流れと導入する際の注意点について解説します。

業務用複合機の導入ステップ

業務用複合機を導入する際は、主にリース契約・レンタル契約・一括購入の三つの方法があります。今回はその中でも、複合機の導入で一般的なリース契約の導入方法を中心に解説していきます。

ここからは、ステップごとに一つずつ解説していきます。

①：見積もりを依頼する

まずは、興味のある複数の会社に見積もり依頼をしてみましょう。

業務用複合機を扱っている販売会社は複数存在しており、価格やサービスの質もそれぞれの会社で大きく異なることがあります。

2社以上の会社に見積もりを依頼することで、どちらの方が信頼性の高い業者かを比較しながら決めることができます。

見積もり依頼をする際は、費用内訳はわかりやすく記載されているか？記載されている費用は適切か？保守・メンテナンスはしっかりしているか？こういった点に注意してみて下さい。

②：様々な契約を結ぶ

次に、複合機を導入するにあたり、保障や所有権など様々な契約を結びます。

業務用複合機の導入方法には、『リース』『レンタル』『購入』の三つの方法がありますが、どの方法にするかによって支払いの仕組みや所有権などに違いが生じます。

複合機は高額であることから多くの方がリース契約で複合機を導入し、販売業者もリース契約でわかりやすい支払いプランを提供していることが多いです。

しかし、それぞれの企業様にあった購入方法があることも事実であるため、それぞれの違いを理解した上で購入に至りましょう。

主な導入方法の違いについてはこちらの記事で解説しています。

▼業務用複合機の導入方法の違い

業務用複合機の導入方法とは？リース・レンタル・一括購入の違いは？

2020年10月24日

③：リース契約の審査

ここでリース契約を結ぶ場合は、リース会社によって契約を結ぶことができるか審査がされます。

レンタルや一括購入の場合は、購入するために特別な審査などは必要としませんが、リース契約の場合は、お金を融資するのに近い形態であることから、返金能力がある会社なのか？信頼性はあるのか？などの審査が行われます。

この審査に落ちてしまった場合はリース契約を結ぶことができないため、他の支払い形態で契約を結ぶ必要があります。

しかし、過去にローンの滞納や破産経歴などがない場合は、スムーズに手続きが進むためあまり心配する必要はありません。

④：設置日程・設置場所を決める

最後に、複合機を設置する日程と設置する場所について決めます。

業務用複合機を導入する際は、以下のような環境であることが重要です。

回線が通っていない場合は、より時間の掛かる回線工事などをする必要があるため、早めに対応することをおすすめします。

複合機導入時に起きる問題と注意点

ここからは、業務用複合機を導入する際によく起きる問題について解説します。ぜひ業務用複合機の導入を考えている方は、参考にしてスムーズな導入をして頂ければと思います。

よく起きる問題としては、以下のようなものが挙げられます。

⓵：複合機を設置するための工事

設置する場所の電話回線やインターネット環境によっては、設置するための工事をする必要があります。

業務用複合機を導入する上で必要な条件としては、1, FAX・電話回線があること、2,インターネット環境があること。この二つの条件を満たしていないと、パソコンからのデータ送信ができなかったり、FAXの印刷をすることができなくなってしまいます。

こういった基本的な環境が整っていない方は、より早い段階から問い合わせを行わないと予定していた導入時期よりも、大分遅れることになってしまいます。

⓶：会社内での問題

業務用複合機を導入する際は決定権のある人の許可が必要であったり、経理作業のための準備をする必要があります。

業務用複合機は安価なものは少ないことから、導入する際には決定権のある人の許可が必要なはずです。そのため、話し合いに時間が掛かったり、許可が降りるのに時間がかかるといった問題が起きます。

また、業務用複合機のリース費用などは、毎月経費として計上できることからしっかりと記録しておく必要があり、そういった記録を残しておくための準備も必要です。

⓷：複合機の入荷や設置業者の遅れ

導入する複合機の入荷や設置業者の予定によっても、問題が発生することがあります。

この問題については、依頼側である企業様に非はありません。しかし、販売業者を選ぶ際にしっかりと信頼できる業者を選ぶことができていれば、こういった問題も起きなかったかもしれません。

そのため、本当にスムーズな導入することができる業者なのかどうか、相見積もりなどをして比較した上で見極めることをおすすめします。

まとめ

今回は、業務用複合機を導入する流れと導入する上での注意点について解説しまし。

業務用複合機は、家電量販店で購入できる白物家電とは違い、見積もりをしてから社内に導入するまでに、1週間以上たつことも少なくありません。設置する際も配線工事やインターネット環境の整備なども行う必要があることもあります。

そのため、スムーズに導入を行いたい方は、見積もりを行う際に導入期間はどのくらいかかるのか、なども質問内容として追加しておきましょう。

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2019.05.20

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「業務用複合機の処分方法は？」
「業務用複合機の回収を依頼するとしたら、どのくらいの費用がかかるの？」
「最もお得に回収してもらう方法とは？」

業務用複合機を導入している企業様で、このような疑問を持っている方も多いと思います。業務用複合機は簡単に処分できるものではないため、どのくらいの回収費用が必要になるか気になりますよね。

今回は、そういった方のため業務用複合機の処分方法と処分する際の注意点について解説します。

リース契約の方は、契約を解除する際はリース会社への返却が必須となるので、購入した方を中心に解説していきます。

代表的な処分方法

主に利用していた業務用複合機の処分方法としては、以下のような方法があります。

①：メーカーへの回収依頼

1つ目の方法は、利用していた複合機のメーカーに問い合わせをして回収を依頼する方法です。

多くの業務用複合機のメーカーでは、持続可能な地球環境保全を目的として自社製品を有償回収しています。

メーカーへ処分を依頼する上で良い点としては、複合機に残っている印刷データなどを適切に削除して処分してもらえる点です。メーカーによって複合機のデータを完全に消去する方法は違っているため、製造メーカーに依頼することが最も信頼性が高いことが考えられます。

処分費用については、いくつかのメーカーの回収費用を紹介しておきます。

②：不用品回収・リサイクル業者へ依頼

2つ目の方法は、不用品回収業者やリサイクル業者に連絡して、回収依頼をする方法です。

廃棄処分にする複合機を回収し、処分まで行ってもらうことができます。

費用相場としては、運搬費用：3,000円〜9,000円 ＋ 処分費用：4,000円〜10,000円のものが多く、合計で2万円以内で処分することができます。

価格はメーカーへ依頼するよりも安く依頼することが考えられますが、データの削除などにはより注意をする必要があります。

③：ネットショッピングに出す

3つ目の選択肢は、インターネットショッピングに出品する方法です。

10年以上の業務用複合機を使用していたとしても、世の中には不具合がなければ使用したいと思っている方がたくさんいます。

また、不具合が起きていたとしても、パーツを分解して販売するなどを目的として購入を考える方もいるため、利益を出して譲ることも珍しくありません。

処分時の注意点

ここからは、使用していた複合機を処分・販売するにあたり、注意すべきポイントについて解説します。

処分する際には、以下の三つのポイントに注意しましょう。

①：データの消去をする

1つ目の注意点は、業務用複合機を処分する際は、内部の印刷データを消去してから処分しましょう。

業務用複合機は、FAXなどで利用した印刷データを内部に保存しており、それらに会社の大切な機密情報が含まれていることもあるはずです。

そのため、企業で利用していた業務用複合機などは、処分する前にデータ消去を行い複合機内部の印刷データを消去してから処分するようにしましょう。

完全にデータを消去したい場合は、複合機内部のハードディスクも確認するようにしましょう。

②：本当に価値がないかを確認する

2つ目に、処分することを決めた方は、本当にその複合機を必要としている人がいないかを確認しましょう。

業務用複合機は動作不良の起きているものでも、パーツを分解して再利用するなどして活用できる方が世の中には存在します。

そういった方の中には、無料で回収を行ってくれたり状態のいいものであれば買取も行ってもらえます。

処分する際は、メルカリ・ヤフオク・ジモティーなどに出品をしてみて、必要としている方がいないかを確認しましょう。

③：違法な不用品回収業者に注意する

3つ目は、違法な廃棄方法を行わない処分業者かどうかに注意して、処分を依頼するようにしましょう。

一昔前は、不用品回収を行っていながら山奥に違法投棄することで、処分費用を浮かそうとする違法な回収業者も存在していました。

違法な処分をする会社に廃棄を依頼すると、元々所有していた企業側にまで責任が及ぶ可能性があります。

処分を業者に依頼する際は、その業者が信頼できるかどうかを見極める必要があり、取引中に違和感がある場合は他の業者に相談してみましょう。

まとめ

今回は、業務用複合機の処分方法について解説しました。

リース契約をしていない企業の場合、不具合が起きた複合機の処分に気が進まず、ホコリをかぶっているといった話も伺ったことがあります。

業務用複合機の処分には手間がかかるため、そういった手間をかけたくない場合は、リース契約を結んで複合機を導入することをおすすめします。

リース契約にすると処分はリース会社が行うため、新しく複合機を導入する際に交換の手間もかかりません。複合機の導入を考えている方は、最終的な複合機の状況を考えた上で導入することをおすすめします。

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