電話応対で担当者が不在時のマナーと受け答え方法。【これで完璧！】

こんにちは、土日休み.com運営部です。

「担当者が不在の時の対処方法とは？」
「電話対応時に担当者がいない場合のマナーは何？」

電話がかかってきて、自分が出たけれども担当者が不在…といった状況は結構ありますよね。

そんな時にどう対応したらいいのかをまとめてみましたので、参考にして下さい。

ビジネス電話で取り次ぐ時の基本の流れ

先方から「○○さんはいますか？」と言われた場合、すぐにいることが確認できる場合は以下のようなフレーズで大丈夫です。

これならスムーズに済みそうですね。では、担当者が不在の場合に

はどのようにしたらいいでしょうか。

担当者が不在の場合の基本の流れ

担当者が不在の場合は

この、いずれかの対応になります。

それでは、実際に担当者が不在の旨を伝えるフレーズを見ていきます。

このように、理由を添えて代替案を言うのが適切です。たまに「今外出しております」で言葉を締める方がいますが、電話を掛けた側としては「何時に戻りますか？なんて強引な感じで聞きにくい…」と思う方もいます。

できるだけ、「代わりに○○しましょうか？」という提案を添えましょう。

不在の理由別で伝え方を解説！

不在の理由によって伝え方も変わってくるはずです。今回は、不在の理由に合わせてフレーズをまとめてみました。

自分が電話に出る際などに参考にしてみてください。

外出している場合

今外出している旨を伝えて、代替案を示すようにしましょう。遅刻などの場合もこれと同様の対応をすることが多いです。

社内会議、打ち合わせの場合

会議中なので出られないことを伝えます。代替案を示して、基本のスタイルは終了です。

ただし、「会議中でも○○さんからの電話があったら取り次いで」と先に言われていることがあるので、その場合は一度保留にして、電話がきた旨を伝えた後につなぎましょう。

トイレなどで一時的に席を外している場合

のように、「席を外しております」と伝えるのが一般的です。

他の電話に出ている対応

中には「他の方の対応をしている」という旨を伝えていいのか悩む方もいると思いますが、大丈夫です。その代わり、終わった後のアクションを提示しましょう。

欠勤・お休みの場合

休みの場合は「休み」であると伝えましょう。休みであると伝えていいのか悩んで、「外出中」「席を外している」などと伝える方もたまにいますが、再度電話がかかってきたりして大変です。

その代わり、折り返しor伝言はしっかりと引き継ぎましょうね。

緊急時などで担当者から「今は繋がないで」と言われた場合

緊急時の事務対応などを担当者がしている場合、状態的には繋げるけれど「繋がないで欲しい」という状況が稀にあります。

そういう場合は、「来客中」「会議」などの文言を使用しましょう。

電話応対の用件の聞き方

電話応対の際に、伝言を頼まれることもあると思います。自分が代わりに用件を聞くことになることも多いでしょう。

その場合に、正しく用件を伝えられなかったり、用件を忘れてしまったりすると電話を掛けてきた人にも担当者にも迷惑です。

そんなときのために、用件の聞き方についてまとめた記事もありますので、参考にして下さい。

まとめ

いかがでしたか？電話応対時に担当者が不在の時は、

が大事になってきます。このあたりを意識して、先方に伝えるようにしていきましょう。

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