【保留・転送ボタンの使い方・かけ方】オフィス電話・ビジネスフォンの基本知識

ビジネスフォンの使い方で、「保留ボタン」の使い方はなんとなく想像できるかと思いますが、「転送ボタン」は一体どんな時に使うのでしょうか?

この記事では、「保留ボタン」と「転送ボタン」の違いやそれぞれの使われ方について説明いたします。

ビジネスフォンの「保留」ボタンの使い方

まず、ビジネスフォンの基本機能として「保留」機能があります。例えば外線1番の電話を受け、その電話がAさん宛の電話だった場合、Aさんに電話を受け継がないとなりません。この外線電話を他の人にまわしたい場合、一般的な操作として「保留ボタン」を使います。

ビジネスフォン「保留ボタン」の一般的な使い方

「保留」の一般的な使い方は、外線1を受け「保留ボタン」を押すと、外線1が保留状態となり同時に内線通話呼出し待機状態となります。

このとき受話器からは内線発信を待機する音が聞こえてます。外線電話をまわしたい人物、Aさんが近くにいる場合は「Aさ~ん、△△様から外線1番に電話です」と伝えて、Aさんは保留状態となっている外線1番(一般的にはランプ点滅)のボタンを押し電話に出ます。

外線電話をまわしたいAさんが別室にいて近くにいない場合は、「保留ボタン」を押すと外線保留状態されると同時に内線呼出し待機状態となるのでまずAさんの電話の内線を呼出します。

内線番号表ではAさんの内線は12番なので[1][2]とダイヤルしAさんを内線で呼出します。Aさんが内線に応答したら「△△様から外線1番に電話です」

等と伝えることで取次ぎ完了。Aさんは保留状態である「外線1番」のボタンを押すことにより保留されている外線電話に出ることができます。

ビジネスフォンの「転送」ボタンの使い方

では、「転送ボタン」の使い方とは?この「転送ボタン」使い方によっては色々な使い方があるのですが、ここでは一般的な使い方を説明させていただきます。

動作的には「保留」されるというところは全く同じ動作となります。

 

外線1番の電話を受け、この外線電話を他の人にまわしたい場合、保留ボタンを押さずに「転送ボタン」を押します。「転送ボタン」を押したと同時に通話中の外線が保留状態となり、また、内線呼出し待機状態になります。

次にAさんの内線番号「1」「2」とダイヤルしAさんを内線呼び出しします。Aさんが内線に出たら、現在保留している電話を転送する旨を伝えます。

最後に、受話器を置くことにより、Aさんの電話機に強制的に保留されていた外線が転送されます。

保留と転送の使い分け方

毎日ビジネスフォンを利用している方にとっては、保留・転送機能は当たり前過ぎる機能かもしれません。しかし、よく使い方を知らない方にとっては、混乱を招くものです。基本的な使い方を再確認しておきましょう。

保留機能とは、ご存知の通り、かかってきた外線に対して、保留ボタンを押すと、一時的に待機状態になるというものです。もし電話を取り次ぎたい社員が近くにいる場合には、外線がかかっていることを告げます。そして取り次がれた社員が自分のデスクにある電話機の保留を解除すれば、そのまま通話ができ、取り次ぎ完了となります。

しかし、電話を取り次ぎたい社員が遠方にいて話しかけられなかったり、別室にいたりすることもあります。そういう場合は、保留中に内線呼び出しをして、まずは社員と通話をします。

一般的なビジネスフォンは、保留ボタンを押せば同時に内線呼び出し待機状態になるので、そのまま取り次ぎたい社員の内線番号をプッシュします。そして相手へ外線着信が入っていることを伝えて内線を切れば取り次ぎ完了です。

一方、転送機能はどのように使うかというと、電話を社内の誰かに取り次ぎたい場合、先ほどの保留ボタンとは異なり、転送ボタンを押します。押した後の状態は、保留ボタンと変わりません。内線呼び出しができる待機状態です。

そこで、電話を取り次ぎたい社員の内線番号を押して、まずはその社員と通話をします。こちらから外線がかかってきている旨、転送する旨を伝えたら、そのまま受話器を置けば電話が転送されます。

保留との違いは、強制的に電話が転送される点にあります。保留の場合は、電話を取り次がれた社員は自分で保留ボタンを解除して電話に出ることになりますが、転送の場合、そのまま外線の相手とつながります。

よく、複数の外線がかかっている際に、間違った電話に出てしまうことがありますが、転送機能を使えばそれを防ぐことができます。複数の外線が同時にかかってきている場合には、転送機能のほうが確実に相手に電話を取り次ぐことができるでしょう。

まとめ

これでビジネスフォンの「保留」と「転送」の違いがわかったと思います。

最後に、今回の記事を簡単にまとめておきましょう。

まとめ
  1. 誰かに電話を受け継がなければいけない時、一般的な操作として「保留」又は「転送」ボタンを使う。
  2. 「保留」と「転送」の違いは、保留は自分で保留ボタンを解除して電話に出る形になるが、転送の場合はそのまま強制的に外線の相手と繋がる方法である。
  3. 「保留」の方が一般的だが、複数の外線がかかっている際、「転送」を使うことで確実に相手に取り次ぐことができる。

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