【これで完璧!】電話応対で担当者が不在時のマナーと受け答え方法

電話がかかってきて、自分が出たけれど担当者が不在…といった状況は結構ありますよね。

そんな時にどう対応したらいいのかを纏めてみましたので、参考にして下さい。

ビジネス電話で取り次ぐ時の基本の流れ

先方から「○○さんいますか?」と言われた場合、すぐにいることが確認できる場合は以下のようなフレーズで大丈夫です。

「○○でございますね。只今おつなぎ致します。」

(本人につないでいいか確認必要、又は、すぐにいることがわからない場合)

「○○でございますね、只今確認いたしますので少々お待ちください。」

これなら、スムーズで済みます。では、担当者が不在の場合はどのようにしたらいいでしょうか。

担当者が不在の場合の基本の流れ

担当者が不在の場合は、折り返すか、要件を聞いて伝えて終わりかになると思います。担当者が不在の旨を伝えるフレーズです。

「○○でございますね。申し訳ございませんが、あいにく○○は今外出(理由)しております。△△時頃には戻る予定なのですが、代わりにご要件をお聞きしましょうか?」

このように、理由を添えて代替案を言うのが適切です。たまに「今外出しております」で言葉を締める方がいますが、電話を掛けた側としては「何時に戻りますか?なんて強引な感じで言いにくい…」と思う方も居ます。

できるだけ、「代わりに○○しましょうか?」を添えましょう。

不在の理由別伝え方

不在の理由によって伝え方も変わってくるはずです。今回は、不在の理由に合わせてフレーズをまとめてみました。

自分が電話に出る際などに参考にしてみて下さいね。

外出している場合

「○○でございますね。申し訳ございませんが、あいにく○○は今外出(理由)しております。△△時頃には戻る予定なのですが、代わりにご要件をお聞きしましょうか?」

今外出している旨を伝えて、代替案を示すようにしましょう。遅刻などの場合もこれと同様の対応をすることが多いです。

社内会議、打ち合わせの場合

「申し訳ございません。○○は只今会議中でございます。△△時には終わる予定ですので、終わりましたら折り返しご連絡しましょうか?」

会議中なので出られないことを伝えます。代替案を示して、基本のスタイルは終了です。

ただし、「会議中でも○○さんからの電話があったら取り次いで」と先に言われていることがあるので、その場合は一度保留にして、電話がきた旨を伝えた後つなぎましょう。

トイレなどで一時的に席を外している場合

「申し訳ございません。○○は只今席を外しております。戻りましたら折り返しご連絡しましょうか?」

のように、「席を外しております」と伝えるのが一般的です。

すでに他の電話に出ている場合

「申し訳ございません。○○は只今他の電話に出ております。終わりましたらこちらからご連絡差し上げましょうか?」

中には「他の方の対応をしている」という旨を伝えていいのか悩む方もいると思いますが、大丈夫です。その代わり、終わり次第のアクションを提示しましょう。

欠勤・お休みの場合

「申し訳ございません。あいにく、○○は本日休んでおります。よろしければ、ご用件を承りましょうか?」

休みの場合は「休み」であると伝えましょう。休みであると伝えていいのか悩んで、「外出中」「席を外している」などと伝える方もたまにいますが、再度電話がかかってきたりして大変です。

その代わり、折り返しor伝言はしっかりと引き継ぎましょうね。

緊急時などで担当者から「今は繋がないで」と言われた場合

「申し訳ございません。あいにく、○○は来客中でございます。よろしければ、ご用件を承りましょうか?」

緊急時の事務対応などを担当者がしている場合、状態的には繋げるけれど「繋がないで欲しい」という状況が稀にあります。

そういう場合は、「来客中」「会議」などの文言を使用しましょう。

電話応対の用件の聞き方

電話応対の際に、伝言を頼まれることもあると思います。自分が代わりに用件を聞くことになることも多いでしょう。

その場合に、正しく用件を伝えれなかったり、用件を忘れてしまうと電話を掛けてきた人にも担当者にも迷惑です。

そんなときのために、用件の聞き方について纏めた記事もありますので、参考にして下さい。

【代わりに用件を聞く際の電話応対マナー】担当者が休みや出張で不在・戻る時が分からない時の伝え方・対応方法

2018年12月10日

まとめ

いかがでしたか?電話応対時に担当者が不在の時は

まとめ
  1. なぜ繋げないかの理由を伝える
  2. 代替案を添える

が大事になってきます。このあたりを意識して、先方に伝えるようにしていきましょう。

ビジネス電話応対の受け答えマニュアルまとめ

ビジネスの電話応対マナーについて纏めた記事があるので、参考にして下さい。こちらの記事をみれば一通りのマナーが身につけれるようになっています。

ビジネス電話応対の受け答えマニュアルまとめ

2018年5月11日

【ビジフォンサーチサービス】会社の『規模』と『業務』に合わせたビジネスフォンを見つけます!

毎月会社で支払っているビジネスフォンの維持費ですが、あなたが知らないうちにボッタクられてはいませんか?
ビジフォンサーチサービスでは、あなたの会社の『規模』や『業務』に合わせたビジネスフォンをお探しします。

自社に合ったビジネスフォンを利用することで、

・毎月の維持費が安くなる。
・会社の業務効率がアップ
・今払っている人権費をカット

など、ビジネスフォンを自社に合ったものを利用するだけで、本来払う必要の無いコストを削減できたりします。

逆に、自社に合っていないビジネスフォンを利用しているとほぼ確実に維持費が膨らみます。

現代のビジネスフォンは、会社の規模や業務内容によっておすすめできるビジネスフォンが全く違ってくるのです。

特に、仕事をする上で必需品とも言えるビジネスフォンは毎月の維持費が1000円違うだけで結果的にあなたが支払う額は大幅に変わります。

現在、ビジネスフォンの導入を検討している人や現在使っているビジネスフォンが自社に合っているのかを調べてほしい人は是非ビジフォンサーチサービスを利用してみてください。
 

ビジフォンサーチサービスは、計1200社以上の会社様からご好評を頂いております。

✔サービスは完全無料!
✔無駄なコストを見つけて解消します!
✔オフィス製品を20年以上扱ってきているプロが直接アドバイス!
✔その会社に合ったビジネスフォンを見つけます!
✔月額3,000円から利用可能なビジネスフォンもあり!

【ビジフォンサーチサービス】会社の『規模』と『業務内容』に合わせたビジネスフォンを探します!

2019.03.27


業界NO.1安さを実現した法人格安スマホ!

業界最安値の法人スマホプランを土日休み.comでは取り扱っております。

✓業界NO.1の最安値プランを実現!
✓大手キャリアソフトバンクの高品質回線!
✓月額1404円(税込)から利用可能!
✓iPhoneの最新機種も利用可能!
✓保証やアフターケアも完備!
✓1台から導入可能!

【業界NO.1の安さを実現!】すべてコミコミで月額1,404円(税込)から使えるソフトバンク法人スマホ!

2019.02.19

ABOUTこの記事をかいた人

土日休み.com運営部

土日休み.com運営部です。 法人電話機やPBX製品など導入費や維持費の相場が異常に高く、他社をコンサルティングする上で電話機関連の経費が負担がかなり大きい会社を目の当たりにし、それがきっかけで法人電話機やPBX製品を徹底的にリサーチし、改善してきました。 このサイトでは、商品を一つ一つリサーチ、聞き込みなどをした上で、その会社の規模・用途に合った機能や料金面の法人電話機・PBX製品を提案していきます。