【ビジネスフォンの基本】外線・転送・内線電話のかけ方とは?使い方マニュアル

ビジネスフォンにおいて「外線」「内線」「転送」というのは電話を利用する上で基本中の基本です。

しかし、わざわざ会社で教えてくれない場合も多々あると思います。さらに言えば理解していて当たり前のような仕事をやらなければならなかったりと電話対応とは以外と躓くポイントだったりします。

そんなつまずき方をしないために、今回この記事ではオフィス電話機の「外線」「内線」「転送」の3つの使い方について説明していきます。

ビジネスフォンの「外線」「内線」「転送」ってなに?

あなたは「外線」「内線」「転送」以上の3つの機能のことを知っていますか?

ここからは実際に使い方を教える前に、それぞれの意味や機能の説明をしていきたいと思います。

外線とは?

「外線」とは、会社の外との通話が可能な電話することを指します。

例えば、取引先との通話や顧客サポートのための電話などがこの外線電話に当たります。

内線とは?

「内線」とは、会社の内との通話が可能な電話することを指します。

例えば、会社の部下が自分のオフィスから席を外している場合に部下に向けて部長などが電話をかけたりすることが内線電話に当たります。基本的には会社内部のコミュ二ケーションとして利用されることがほとんどです。

転送とは?

「転送」とは、どこからかかかってきた電話を対応した電話機とは異なる電話機に繋ぐことを指します。

例えば、お客様からかかってきた電話に応答してみたら電話の内容が違う部署の担当分野だったという場合、この転送機能を使い、担当部署に電話を繋げます。

ビジネスフォン「外線」「内線」「転送」の使い方まとめ

ここからは実際にビジネスフォンを使い、「外線」「内線」「転送」以上の3つの使い方をご紹介していきます。

ビジネスフォンの「外線」の使い方

「外線」は外線ボタンを押し、電話番号を入力する必要があります。(機種によってはボタンを押さずとも直接入力するタイプもあります。)

回線が複数ある場合には、空いている外線ボタンを押してから電話をかけることになります。空いているかどうかは、一般的に、電話機の外線の部分にランプがついているかどうかで分かります。

手順としては、➀ 空いている外線ボタンを押す → ➁ 受話器を上げる → ➂ 先方の電話番号をダイヤル → ➃ コール音が鳴って相手が出れば通話ができます。

ビジネスフォンの「内線」の使い方

「内線」とは離れた部署の社員と連絡を取り合うことができるものになります。使い方は、外線と同様に「内線ボタン」を押します。こちらも空きはランプで確認が可能です。

内線を利用マニュアル
  1. 空いている内線ボタンを押す
  2. 受話器を上げる
  3. 相手の内線番号をダイヤル
  4. コールが鳴って相手が出れば通話ができます。

※機種により手法が異なる場合もございます。

外線・内線どちらとも通話後は、受話器を置いて通話を切ります。

ビジネスフォンの「転送」の使い方

転送ボタンはどのように使うかというと、電話を社内の誰かに取り次ぎたい場合、転送ボタンを押します。押した後の状態は、保留ボタンと変わりません。内線呼び出しができる待機状態です。

そこで、電話を取り次ぎたい社員の内線番号を押して、まずはその社員と通話をします。こちらから外線がかかってきている旨、転送する旨を伝えたら、そのまま受話器を置けば電話が転送されます。

ビジネスフォンの中には転送ボタンの他に「保留」ボタンというのが存在します。保留ボタンと転送ボタンの違いは、転送ボタンは強制的に電話が転送される点にあります。保留ボタンの場合は、電話を取り次がれた社員は自分で保留ボタンを解除して電話に出ることになりますが、転送ボタンの場合、そのまま外線の相手とつながります。

よく、複数の外線がかかっている際に、間違った電話に出てしまうことがありますが、転送機能を使えばそれを防ぐことができます。複数の外線が同時にかかってきている場合には、転送機能のほうが確実に相手に電話を取り次ぐことができるでしょう。

最新のビジネスフォンは、外出先でもスマホから内線を使える!

特殊なアプリがインストールされたスマホを会社に導入すれば、外回りをしている営業マンでもスマートフォンから会社に内線扱いとして電話と繋げることができたり、会社から外にいる特定の人に向けて内線扱いで繋ぐことができてしまいます。

最近では、会社の固定電話機を無くし、社員全員に社用スマホを持参させ、社内コミュニケーションのための内線、03番号から発着信する外線を1台のスマートフォンで完結させようとする傾向にあります。

これは、従来のビジネスフォン(固定電話機)にしかできなかったことが、最近のスマートフォンにはできてしまうため、固定電話を無くした方が、機能性とコスト削減の両方を実現させるケースも少なくありません。

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まとめ

これで「外線」「内線」「転送」ボタンの内容がわかったと思います。最後にこの3つについておさらいしておきましょう。

まとめ
  1. 外線とは、外部と連絡を取る回線であり、取引先やお客様とのコミュニケーションに使われる。
  2. 内線とは、オフィス又は会社内部で連絡を取り合うために用いる回線であり、離れた部署の社員と連絡を取り合うなどに使われる。
  3. 転送とは、対応した電話機以外の電話機に繋げることであり、電話を社内の誰かに取り次ぎたい場合に使われる。

ここまでビジネスフォンの一般的な使い方について解説してきました。

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土日休み.com運営部

土日休み.com運営部です。 法人電話機やPBX製品など導入費や維持費の相場が異常に高く、他社をコンサルティングする上で電話機関連の経費が負担がかなり大きい会社を目の当たりにし、それがきっかけで法人電話機やPBX製品を徹底的にリサーチし、改善してきました。 このサイトでは、商品を一つ一つリサーチ、聞き込みなどをした上で、その会社の規模・用途に合った機能や料金面の法人電話機・PBX製品を提案していきます。