こんにちは、土日休み.com運営部です。
「ビジネスフォンを導入したらFAXも接続したい」
「今のビジネスフォンにFAXを接続したいけどどうすれば良いかわからない」
といった質問をよくいただきます。
今回の記事では、ビジネスフォンにFAXを接続する方法とその際の注意点について解説します。
ビジネスフォンにFAXを接続する上での注意点
最初にビジネスフォンにFAXを接続する上での注意点を紹介しようと思います。
注意点①：整備するための工事が必要
最初に知っておくべき注意点として、ビジネスフォンを接続するには専用の工事が必要だという点です。
また、ビジネスフォンの配線工事を行うには資格が必要であるため、自分で接続をすることはできません。
したがって、FAXを接続する場合には業者さんにお願いすることになります。
注意点②：FAX用の電話番号を用意しなければならない
それはFAX用の電話番号を用意しなければならないという点です。
発着信用の電話番号と同じにしてしまうと通話中にFAXが使えない、FAX使用中に通話ができないといったことが起こります。
そうならないためにもFAX用の電話番号を用意しましょう。
ビジネスフォンをFAXに接続するメリット
ビジネスフォンの導入を考える際に、
「費用がかかるから一般用電話の回線で使おう」
「工事費もかかるなら導入しなくていいや」
そう思った方もいるかもしれません。
しかし、ビジネスフォンに導入をした方が、費用はかかるものの確実に業務の効率化に繋がります。
実際、ビジネスフォンにFAXを接続するとどのような利点があるのでしょうか。
①：自動切り替え機能が使用できる
ビジネスフォンに接続しておけば、FAXの信号を受信した際に自動で受け取ることができるようになります。
この機能は重要で、中規模以上のオフィスでは必須となるでしょう。
②：内線同士でFAXを無料で送れる
同じビジネスフォンに接続されているFAX同士であれば無料で送信することができます。
この機能によって他の人や違う階の人に書類を届けるといった手間が省けます。
まとめ：最新のFAX事情
FAXを接続するには工事が必要であり、電話番号を別に用意しなければならないことがわかりました。
また、最近ではインターネットでの文書のやり取りが主流になっており、FAXはほとんど使われなくなりました。コストの面でも紙やインク代など費用がかさみます。
そこでオススメなのがスマホの内線化です。
最新のスマホ内線化サービスであればFAXもPC・スマホで送受信することができます。
データでやり取りするのでペーパーレス化でコストも削減でき、場所を選ばず確認・転送できるのでさらなる業務効率の向上に役立ちます。
これから導入や乗り換えを考えている方は、最新の便利でコスパの良い製品の情報をチェックしてみてはいかがでしょうか。
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