こんにちは、土日休み.comです。
会社で使われている多くの電話機はビジネスフォンです。
家庭で使われている一般的な電話と比べるとボタンの数も多く、独自の機能を持っていたりします。
ビジネスフォンには業務を効率化する機能があり、オフィスには欠かせないものです。
この記事ではビジネスフォンについて基本機能や使い方を解説していきます。
そもそもビジネスフォン（ビジネスホン）とは？
ビジネスフォンとは複数の外線と内線を共有できる電話機のことです。
家庭にある一般的な電話機は1電話回線につき電話機が1台ということが主流ですが、ビジネスフォンは内線電話や保留、転送といった機能によって業務の効率化とコストカットができます。
ビジネスフォンには必ず「主装置」と呼ばれる機器が必要になります。
言い換えると主装置と専用電話機のセットがビジネスフォンなのです。
主装置とは？
主装置とは外線と内線、または内線間をつなぐ小型交換機のことです。
少ない回線を多数の内線電話機で共有したり、交換切り替えの役割や、電話帳データ等の記憶を行います。
ビジネスフォンの機能と使い方
ビジネスフォンには主に以下のような機能と使い方があります。
- 外線発信
- 外線着信
- 保留
- 転送
- 内線
子機（携帯型ビジネスフォン）への転送
それでは1つずつ機能と使い方を解説していきます。
外線発信
外線発信機能は社外に電話を掛けるときに使用します。
具体的な外線発信の使い方は以下の通りです。
- ランプが消灯している外線ボタンを押す
- 相手の電話番号をダイヤル
外線発信の仕方は機種によって異なり、例えば最初に「0」をダイヤルしてから電話番号を入力するという場合もあります。
外線着信
外線着信は社外から電話が掛かってくるときに使用します。
具体的な外線着信の使い方は以下の通りです。
- 着信音が鳴る
- 受話器を上げる
- 点滅している外線ボタンを押す
外線着信も機種によって違いがあり、受話器を上げるだけで電話を受け取ることができる場合もあります。
外線発信・外線着信で外線1が使用中となった場合、代表番号に電話が掛かってきた時は自動的に外線2へ、更に使用中の場合は外線3へと流れていきます。
保留
保留機能は一般家庭にある電話機に備わっている機能とほとんど同じです。
ただしビジネスシーンでは取引先や顧客からの電話を担当者へ取次ぐときに使用するため重要な機能となっています。
具体的な保留の使い方は以下の通りです。
- 外線から電話を受ける
- 要件を伺い、保留ボタンを押す
- 外線1が保留状態になる
- 外線電話を回したい相手が近くにいる場合は、口頭で電話の旨と外線番号を伝える
- 担当者が保留ボタンを押して解除
転送
転送は自分の受けた外線の電話を、離れた位置の別の電話機へ送ることができる機能です。
保留と似た機能ですが、転送では外線番号を伝える必要がありません。
具体的な転送の使い方は以下の通りです。
- 外線から電話を受ける
- 要件を伺い、転送ボタンを押す
- 外線1が保留状態になる
- 担当者に内線番号をダイヤルし、電話の旨を伝える
- 自分が受話器を置くと担当者に強制的に転送される
転送と保留の違いは転送ボタンを押す事です。
転送を行えば外線番号を伝える手間が省け、スムーズに取次を行うことができます。
内線
内線は違うフロアや別室の社員に電話をかける機能です。
呼び出された相手は外線と違った着信音が鳴り、受話器を上げるだけで応答ができます。
具体的な内線の使い方は以下の通りです。
- 受話器を上げると内線状態
- 呼び出す相手の内線番号をダイヤル
内線通話はオフィス内での自営設備なので、基本的に通話料が発生しません。
子機（携帯型ビジネスフォン）への転送
子機への転送はビジネスフォンから内線収容されたPHSや、高い線利用環境での携帯型ビジネスフォンに転送ボタンを使って外線を回す操作方法があります。
簡単に言ってしまうとビジネスフォンで受けた電話を子機に転送するシステムです。
具体的な子機への転送方法は以下の通りです。
- 外線に出る
- 転送ボタンを押す
- 携帯型ビジネスフォンの内線番号をダイヤルする
- 転送相手が内線に応答したら、電話の旨を伝えて受話器を置く
- 担当者はそのまま対応する
基本的に転送と同じ操作方法で子機へ転送を行うことができ、伝言の手間やミスなくすことができます。
ビジネスフォンの子機は専用のコードレス電話機や主装置に接続されたPHSなどが使うことが可能です。
また最近ではスマートホンを内線と使える機能もあるため、用途に合わせて検討してください。
ビジネスフォン導入のメリット
ビジネスフォンを導入すると以下のようなメリットがあります。
『メリット』
- 電話機の台数分の電話回線を必要としないためコストの削減になる
- 全ての電話で受けることができるため、近くの電話機で直ぐに対応できる
- 転送機能が使える
- 内線通話では通話料がかかならないためコストの削減になる
例えば一般的な電話を使っていた場合、営業用の電話に着信があった場合は、営業のデスクへ移動しなければなりません。
また代表電話番号が社長の電話番号になっていたら、社長が電話番をすることになってしまいます。
一般電話の場合違うフロアや別室の社員と通話するときに通話料がかかってしまいます。
ビジネスフォンを導入することで業務が効率化され通話料も削減されます。
まとめ
ビジネスフォンの基本的な使い方を解説しました。
近年ではオフィス内のコミュニケーションツールとして社内メールや社内チャットが広く一般化してきていますが、ビジネスシーンで電話対応は重要な仕事の1つです。
今回解説したビジネスフォンの機能・使い方は基本的なもので、使いこなすことで業務の効率化に繋がります。
知らない機能があった場合はこの機会に覚え、早速実践してみてはいかがでしょうか。
ビジネスフォンの使い方は基本的は同じですが、会社や機種によってカスタマイズされていたりする場合がありますので、知らなかった機能や使えない機能などを把握しておきましょう。
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