こんにちは、土日休み.com運営部です。
「月々の印刷コストを下げる方法は？」
「ランニングコストが思っていたより高くて困っている」
「印刷コストを抑えるために重要なことは？」
業務用複合機を導入した後に、もう少し複合機の運用コストを下げたいと考えている方もいると思います。
今回はそういった方のために、業務用複合機のランニングコストを下げるための方法について解説します。
月々の印刷コストを下げるための使い方
まずは、複合機を使用する際の使い方で、コストを下げる方法について解説していきます。
- カラー印刷を控える
- 1枚に複数ページ印刷する
- 両面印刷を活用する
- 文書をなるべくデータで管理する
①：カラー印刷を控える
1つ目は、できるだけ不要なカラー印刷はせずに、モノクロ印刷を使用するようにしましょう。
カラー印刷のコストは、モノクロ印刷と比較して10倍ほどのコストがかかります。そのため、意識してカラー印刷をモノクロ印刷にすることで、大幅にランニングコストを抑えることができます。
また、『フルカラー』ではなく『モノカラー』でカウンター料金を設定してもらうことも検討しましょう。
モノカラーとは、ブラックにもう1つの色を加えて印刷する方法であり、フルカラーと比較すると表現できる彩色に限度はありますが、一部の目立たせたい場所などはしっかりと対応することができます。
『モノカラー』は『フルカラー』よりもコストを抑えることができるため、設定できる場合は導入してもらうようにしましょう。
②：1枚に複数ページを印刷する
2つ目は、1枚の用紙に複数のページを印刷することで、カウンター料金を削減する方法です。
カウンター料金は1回の印刷に対する費用が決められているため、複数ページを1度に印刷して印刷回数を減らすことで費用を削減できると考えられます。
しかし、印刷データの文字数が多く文字サイズが小さい場合は、業務に支障が出てしまうため無理のない範囲で活用することをおすすめします。
③：両面印刷を活用する
3つ目の対策は、できるだけ両面印刷を活用することで印刷回数を減らす方法です。
家庭用の複合機とは異なり業務用複合機は、両面印刷を1回で行うことができるため用紙の枚数と印刷回数を減らすことができます。
ほとんどの業務用複合機は両面印刷で裏表を印刷したとしても、1回の印刷としてカウントされるため2枚分の印刷を一度にすることができます。
④：文書をなるべくデータで管理する
4つ目の対策は、根本的に業務用複合機を使用する頻度を減らすために、できる限り文書などをデータで管理する方法です。
最近では、様々な資料をデータで保管するのが主流です。データで保管することで書類が探しやすくなったり、資料などを配布する手間を減らすことができます。
そのため、業務用複合機のランニングコストを見直す際には、データだけで運用することができるかを検討することも重要です。
印刷コストを抑える上で注意すべきこと
複合機の使用方法を変えてランニングコストを下げるためには、社内ルールを作成することが考えられますが、印刷回数を抑えることで業務に負担をかけてしまうこともあります。
ここからは、複合機のランニングコストを抑える際に、注意すべきポイントについて解説していきます。
- 業務に支障が出てはいけない
- 正規品でない消耗品に注意
- 中古複合機は知識のある方におすすめ
①：業務に支障が出てはいけない
1つ目の注意点は、業務用複合機の使用方法に制限をかけすぎて、業務に支障が出るようなことは絶対に起こさないようにしましょう。
会社全体のルールとして、「カラー印刷はできるだけしない」や「複数のページを分割印刷するように心がける」など、共通認識を持たせることは重要ですが、それが業務の負担になってしまってはいけません。
業務用複合機は会社の業務をサポートするものであり、それが逆にストレスの原因になってしまっては元も子もありません。
ランニングコストを下げる際は、カウンター料金の交渉や他の販売業者に相談をするなどして、できる限り利用制限をかけない方法を探しましょう。
②：正規品でない消耗品に注意
2つ目の注意点は、コストを下げるために非正規の消耗品を使用する際は、細心の注意を払うようにしましょう。
複合機のランニングコストを簡単に下げる方法として、トナーの交換を自主的に行うことなどがあります。
しかし、その際に多くの方が正規品ではないものを使用しますが、正規品でない場合は保証がなかったり、最悪の場合複合機を故障させる原因になることもあります。
消耗品の費用を無理やり抑えることで、結果的に故障費用などで大きな費用がかかることもあるため注意しましょう。
③：中古複合機は知識のある方におすすめ
3つ目の注意点は、印刷コストを下げるために中古の複合機を考えている場合は、ある程度製品の知識を持っている方が利用するようにしましょう。
業務用複合機のランニングコストを下げるために、中古複合機の導入を検討している方もいると思いますが、中古複合機は機器のメンテナンスなどを自らできる方におすすめします。
中古複合機の場合は、メンテナンス契約をしてしまうと費用が高くなってしまうため、費用面では新品の複合機とほとんど差がなくなってしまいます。
そのため、中古の業務用複合機の導入を考えている方は、不具合が起きた際の対処方法を理解しており、業務に支障が出ない方におすすめします。
中古複合機については、こちらの記事で解説しています。
▼中古複合機のメリット・デメリットは？新品とどっちが良いの？
まとめ
今回は、業務用複合機の印刷コストを下げる方法について解説しました。
業務用複合機を導入した後に予定していたよりも、ランニングコストが高いケースは意外と少なくありません。
リース契約が終了する際に契約会社を変更するか再リースをすることで、大幅にコストを削減できることもできるかもしれません。しかし、リース契約期間中であれば、消耗品のクオリティーを下げることが最もコスト削減につながると考えられます。
業務用複合機のランニングコストを下げたい方は、リース契約の更新時期にもう一度どのプランが最適化を検討することをおすすめします。
5年程度経過している場合は、費用面と性能面で新しいプランを組んだ方がお得に利用できることもあります。
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