業務用複合機の便利な機能とは?フル活用するための知識

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こんにちは、土日休み.com運営部です。

「業務用複合機に搭載されている機能とは?」
「業務用複合機の機能を活用する方法とは?」
「それぞれの機能の必要性は?」

業務用複合機を導入する方は、最新の複合機にどのような機能がついているかを知っているでしょうか?。

今回は業務用複合機をもっと活用するために、複合機の基本機能や古い複合機には搭載されていない機能について解説します。

業務用複合機の基本的な機能

まずは、業務用複合機の基本的な機能について解説します。

基本的な機能
  1. コピー機能
  2. プリント機能
  3. FAX機能
  4. スキャン機能

①:コピー機能

コピー機能とは、写真や資料などを複製するための機能です。

業務用複合機のメーカーによって画質・印刷スピードなどが異なるため、写真などの印刷にこだわりたい会社や業務効率をできるだけよくしたい会社など、ニーズに合わせた複合機を導入することが重要です。

また、印刷方式によっても画質と印刷スピードは変わってくるため、複合機を選ぶ際はそのような点を比較してみてください。

②:プリント機能

プリント機能とは、パソコンやUSBからデータを複合機に送信し、そのデータを元に資料を印刷するための機能です。

最近の複合機では、スマートフォンから送信したデータを元に簡単に印刷できる機能もあります。

しかし、wi-fi環境などが必要であり社内でインターネット環境が整っていない場合は、スムーズに機能しないため注意しましょう。

③:FAX機能

FAX機能とは、複合機から電話線などを介して、FAXを送受信するための機能です。

最近では、FAX機能を使用する機会も減少傾向にありますが、取引先の事情によってはFAXを利用して文書を送信して欲しいケースもあります。

FAX機能は、使用したことのない方もいると思うので、業務に支障をきたさないためにも一度確認をしておきましょう。

④:スキャン機能

スキャン機能とは、複合機に搭載されているスキャナーから文書を読み取り、その情報をデータ化してパソコンなどに保存するための機能です。

最近の複合機では、表や図などを認識することで、その情報をExcelやwordに変換する機能もあります。

資料などをデータ化することが増えているため、最新の機体ではデータの読み取りがよりスムーズになっています。

最新の複合機にある便利な機能

ここからは、比較的最新の複合機に搭載されている便利な機能について解説します。

複合機の種類によっては搭載されていないものもあるため、最適な複合機を選ぶためにもどのような機能があるか知っておきましょう。

複合機の便利機能
  1. 印刷データをPDF化
  2. クラウド連携
  3. ソート機能
  4. フィニッシャー機能

①:印刷データをPDF化

1つ目は、印刷時にスキャンしたデータを複合機に保存し、そのデータをPDF化する機能があります。

クラウド化などが社会全体で進められる中、文章データをPDF化してパソコンに送信したいという方もたくさんいると思います。

最近の複合機では、わざわざスキャンをしなくても、複合機を介したFAXでの送受信などをしていれば、そのデータを元にパソコンやスマートフォンにその情報をPDF化して送信することができます。

②:クラウド連携

2つ目は、複合機にデータを読み取った時点で、そのデータをクラウドサービスに保存する機能です。

この機能は、1つ目に紹介したデータPDF化をさらに便利にした機能です。クラウドサービスと言われる、データをリモートサーバーに保存して置くためのサービスを利用することで、印刷データをさまざまな端末から自由に取り出すことができます。

また、印刷データに簡単にアクセスすることができるため、追加で他の資料を印刷したいといったケースでも柔軟に対応することができます。

③:ソート機能

3つ目は、大量印刷などを行う際に、印刷物を自動で分けて印刷するため機能です。

例えば、古いの複合機の場合だと10ページの書類を印刷する際に、10枚ずつ数えて人力で分ける必要がありました。しかし、最近の複合機では10枚ずつで段差を自動的にズラしてくれるため、人が枚数を数える必要がありません。

印刷物の枚数が増えるほど、小さい手間が大きな労働になってしまいます。会社での印刷枚数が多い場合は、このような機能のあるものを選ぶようにしましょう。

④:フィニッシャー機能

4つ目は、冊子としてまとめるために、ホッチキス止めまで自動でやってくれる機能です。

フィニッシャー機能は、業務用複合機を利用してパンフレットや複数枚の冊子を作成したいという時に、冊子形式の止め方や片方止めなど、人間がまとめる作業を代わりに行うことができます。

古い複合機の場合は、書類を作成するために社員が1,2時間かけてホッチキス止めをする必要がありました。最近の複合機では、印刷物を作成するための手間をほとんど削減することができます。

まとめ

今回は、業務用複合機の基本的な機能や便利な機能について解説しました。

複合機は、ほとんどの会社で導入しているオフィス製品です。古い機体を利用しているかたは、最新の複合機に切り替えることで、多く作業効率をあげることもできます。

複合機の取り替えを検討している方は、ぜひ参考にしてみて下さい。

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