業務用コピー機の印刷コストを削減する方法とは?

こんにちは、土日休み.com運営部です。

「複合機を導入しているけど、月々の支払いが意外と高い。。」
「印刷コストをもう少し安くしたい」
「お得に複合機を使う方法は?」

複合機はランニングコストも大きな金額となってくるため、このような悩みを持っている方も多いようです。

この記事では、複合機の印刷コストを抑えるための方法について解説していきたいと思います。

業務用コピー機の印刷コストとは?

具体的に、業務用コピー機を稼働する際の印刷コストとして、どのような費用がかかっているのか解説していきます。

印刷コストは基本的に以下のような内訳になっています。

印刷コスト
  • カウンター料金(トナー代+保守点検代)
  • 用紙代
  • 電気代
  • フィニッシャーの針代

カウンター料金

複合機を使用する際は、基本的にカウンター保守契約を結ぶことになります。
カウンター料金について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

業務用複合機のカウンター料金とは?相場や仕組みを徹底解説

2019年6月6日

フィニッシャーの針代

フィニッシャーの針とは、フィニッシャーをオプションで付けている方専用です。
フィニッシャーについては、こちらの記事をご覧ください。

業務用コピー機のフィニッシャー機能とは?種類や相場、選び方まで徹底解説!

2019年6月7日

業務用コピー機の印刷コストを安く抑える方法とは?

実際に印刷コストを抑えるにはどうすれば良いでしょうか?

これはいたってシンプルで、一番比率の大きいものを安く抑えることが重要です。

用紙代などは特殊なものを使わない限りどこでもほとんど同じ値段ですし、電気代なども省エネのモデル以外は一定の代金が発生します。

ランニングコストの中で一番比率が大きく、改善できる可能性が大きいのがカウンター料金です。

実際に事例を出して見てみましょう。

月間印刷枚数リース料金カウンター料金トータルの料金(月)
A社モノクロ:4000枚
カラー:1000枚
15,000円モノクロ:2円
カラー:15円
38,000円
B社モノクロ:4000枚
カラー:1000枚
15,000円モノクロ:1円
カラー:10円
29,000円
C社モノクロ:4000枚
カラー:1000枚
15,000円モノクロ:0.6円
カラー:6円
23,400円

 

カウンター料金については、A社はやや高め、B社は相場ぐらい、C社は底値です。

A社・B社・C社は印刷枚数やリース料金が同じにも関わらず、カウンター料金の違いのみで最大14,600円もの違いとなっています。

月々14,600円違うということは5年(12ヶ月×5)で876,000円もの差になります。(リースは5年契約が一般的)

カウンター料金によって価格が大きく変わるということは理解していただけたかと思います。
カウンター料金を安く抑えて契約することができれば、印刷コストをかなり安く抑えることができるでしょう。

カウンター料金を安く抑えて契約する方法は?

では、カウンター料金を安く抑えて契約をするにはどうすれば良いかについて解説していきます。

Point①:カウンター料金の相場を知る

ぼったくられず安く契約をするためには、まずカウンター料金の相場を知る必要があります。

ただし、カウンター料金の相場は地域やメーカーによっても差がありますから、あくまで目安となっています。

 

1枚あたりの費用相場
カウンター料金ぼったくり価格優良業者底値コンビニ
モノクロ5円〜10円1.5円〜2円1円10円〜15円
コピー20円〜50円12円〜14円10円50円〜80円

基本的には底値+販売店のマージンがいくらかという形で価格が決定するので、底値に近い価格が相場と思っていただいて結構です。

Point②:価格交渉をする

ぼったくり価格で契約してしまう理由の多くがこの2つのパターンのどちらかです。

  1. 相場や底値を知らない
  2. 販売店や営業マンの言い値で契約してしまう

底値や相場については、先ほどお話しした通りです。
あとはその情報を元に交渉をし、できるだけ良い条件で契約ができるように努力しましょう。

Point③:相見積もりをする

こちらも他のOA機器でも言えることですが、必ず複数の業者から相見積もりを取ってから契約先を決めることをオススメします。

自社の価格に自信のない業者は相見積もりされないように手を打ってくるところがあるでしょうが、そういう業者ほど要注意です。

大事なことなので2度言いますが、必ず複数の業者から相見積もりをとって、比較してから決めるようにしましょう。

まとめ

ここまで印刷コストを抑える方法についてお話しました。

やはりランニングコストの中でも大きな割合を占める、カウンター料金を安く抑えることが重要になってきます。

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