業務用複合コピー機の印刷コストを削減するにはどうすれば良い?

「複合機の費用が思ったよりも高かった…」
「月々の印刷コストを安くしたい」
「お得に複合機を使う方法は?」

複合機はランニングコストも大きな金額となってくるため、このようにお思いの方も多いようです。

この記事では、複合機の印刷コストを抑える方法についてご紹介したいと思います。

業務用複合機にかかる印刷コストとは?

まずは、具体的に印刷コストがどのような費用を指すのかについて解説していきます。

印刷コストは基本的に以下の合計で決定します。

印刷コスト
  • カウンター料金(トナー代+保守点検代)
  • 用紙代
  • 電気代
  • (フィニッシャーの針代)

複合機を使用する際は基本的にカウンター保守契約を結ぶことになります。
カウンター料金について詳しく知りたい方はこちらをご覧ください。

業務用複合機のカウンター料金とは?相場やメリット・デメリット、お得に複合機を使う方法も一挙に公開!

2019年6月6日

また、フィニッシャーの針についてはフィニッシャーをオプションで付けている方専用です。
フィニッシャーについてはこちらをご覧ください。

業務用複合コピー機のフィニッシャー機能とは?種類や相場、選び方まで徹底解説!

2019年6月7日

業務用複合機の印刷コストを安く抑えるにはどうすればいい?

では、実際に印刷コストを抑えるにはどうすれば良いでしょうか?

これはいたってシンプルで、一番比率の大きいものを安く抑えることです。

用紙代などは特殊なものを使わない限りどこでもほとんど同じ値段ですし、電気代なども省エネのモデル以外は一定の代金が発生します。

ランニングコストの中で一番比率が大きく、改善できる可能性が大きいのがカウンター料金です。

実際に事例を出して見てみましょう。

複合機を導入している会社月間印刷枚数リース料金カウンター料金トータルの料金(月)
A社モノクロ4000枚
カラー1000枚
15,000円モノクロ2円
カラー15円
38,000円
B社モノクロ4000枚
カラー1000枚
1,5000円モノクロ1円
カラー10円
29,000円
C社モノクロ4000枚
カラー1000枚
15,000円モノクロ0.6円
カラー6円
23,400円

 

カウンター料金については、A社はやや高め、B社は相場ぐらい、C社は底値です。

A社・B社・C社は印刷枚数やリース料金が同じにも関わらず、カウンター料金の違いのみで最大14,600円もの違いとなっています。

月々14,600円違うということは5年(12ヶ月×5)で876,000円もの差になります。(リースは5年契約が一般的)

カウンター料金によって価格が大きく変わるということは理解していただけたかと思います。
カウンター料金を安く抑えて契約することができれば、印刷コストをかなり安く抑えることができるでしょう。

カウンター料金を安く抑えて契約する方法は?

では、カウンター料金を安く抑えて契約をするにはどうすれば良いかについて解説していきます。

ポイント1:交渉をする

ぼったくり価格で契約してしまう理由の多くがこの2つのパターンのどちらかです。

  1. 相場や底値を知らない
  2. 販売店や営業マンの言い値で契約してしまう

底値や相場については、先ほどお話しした通りです。
あとはその情報を元に交渉をし、できるだけ良い条件で契約ができるように努力しましょう。

ポイント2:相見積もりをする

こちらも他のOA機器でも言えることですが、必ず複数の業者から相見積もりを取ってから契約先を決めることをオススメします。

自社の価格に自信のない業者は相見積もりされないように手を打ってくるところがあるでしょうが、そういう業者ほど要注意です。

大事なことなので2度言いますが、必ず複数の業者から相見積もりをとって、比較してから決めるようにしましょう。

まとめ

ここまで印刷コストを抑える方法についてお話しました。

やはりランニングコストの中でも大きな割合を占めるカウンター料金を安く抑えることが重要になってきます。

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