業務用コピー機の選び方とは?契約時の注意点まとめ

こんにちは、土日休み.com運営部です。

「業務用コピー機を選ぶ上で気をつけるべきポイントは?」
「コピー機を導入する際に考えるべきこととは?」
「コピー機を導入して失敗しないための方法とは?」

コピー機はメーカーによって値段や性能も異なるため、どれをどのように選べばいいのか分からない、と不安に思う方もいると思います。

そのような方のために、コピー機を選ぶ際の注意点や失敗しないために確認すべきポイントについて解説します。

コピー機を選ぶ流れ

早速ですが業務用のコピー機を選ぶ上で、購入を検討している側が行う流れを解説しようと思います。

主な流れは以下のようになっています。

コピー機を選ぶ流れ
  1. 必要な要件を確認する
  2. コピー機を比較する
  3. 販売業者を選ぶ

①:必要な要件を確認する

最初にすることは、コピー機を導入した場合にどのような使い方をするか?どのくらいの費用で導入したいか?などを大体でいいので確認しましょう。

このポイントを確認することで、様々なコピー機の中から最も適した物をスムーズに選ぶことができます。

具体的には、以下のようなポイントを確認してみましょう。

最初に確認すべきポイント
  1. 大体の予算
  2. 月間の利用枚数・頻度
  3. 求める性能
  4. 必要なオプション

業務用コピー機の予算は、合計費用が80万円〜150万円ほどが費用相場と考えられます。

多くの方が導入する際にリース契約を結ぶと思いますが、リース契約について詳しく知りたい方はこちらを参考にして下さい。
▼業務用複合機のリース契約とは?リース契約のメリット・デメリットは?

業務用複合機メーカーの特徴を比較!業界シェアを徹底分析!

2020年10月13日

②:それぞれのコピー機を比較する

次にすることは、最初に確認した要件を軸にどのコピー機が最も適しているか、メーカーの特徴を元に比較していきます。

例としては、「写真やポスターなどをよく印刷するため、画質の良いコピー機を導入したい」、「性能にこだわりはないため、できるだけコストを抑えたい」こういった要望に沿って、徐々に条件を絞っていきます。

それぞれのコピー機の比較ポイントは、主に以下のようなものがあります。

コピー機の比較ポイント
  1. 導入コスト
  2. ランニングコスト
  3. 対応している用紙の規格
  4. 印刷速度
  5. 印刷の品質
  6. 機体のサイズ
  7. FAX機能
  8. オプションの費用
大手メーカーそれぞれの主な特徴については、こちらの記事を参考にしてください。
▼業務用複合機メーカーの特徴を比較!業界シェアを徹底分析!

業務用複合機メーカーの特徴を比較!業界シェアを徹底分析!

2020年10月13日

③:販売業者を比較する

最後に導入やメンテナンスなど、長期間の関係性を結ぶことになる販売業者を選びます。

販売業者を選ぶ上でのポイントは、以下のようになっています。

販売業者の選び方
  1. 見積もりの費用内訳がわかりやすいか
  2. 保守・メンテナンスのクオリティーは低くないか
  3. スムーズな対応をしてくれるか
リース契約を結んでコピー機を導入すると、メンテナンスや故障した際に相談するなど、長期間に渡って関係をもつことになります。

そのため、最初の段階で違和感のある販売業者と契約を結んでしまうと、リース費用を完済するまで納得のいかない関係を継続することになるかもしれません。

契約する際に確認すべきポイント

ここからは、導入するコピー機と販売業者を決めた後の契約時に、確認すべきポイントについて解説します。

確認すべきポイントは、主に以下の3つです。

確認すべきポイント
  1. 保守契約の内容を確認
  2. リース費用を払い終わるまでの総額費用を確認
  3. リース契約終了後の選択肢について確認

①:保守契約の内容を確認する

1つ目は、見積もり書と一緒に保守契約として、どのような業務を依頼することができるかを確認しましょう。

保守・メンテナンスは、リース契約を結んでいる間に定期的に依頼することのできるサービスです。そのため、業務内容が考えていた内容と違っていたり、修理を負担してもらえないなどの問題が起こることもあります。

一度契約を結んでしまうと完済するまで解約できないため、保守・メンテナンスのクオリティーや依頼できる内容については、細かく確認するようにしましょう。

②:リース費用を払い終わるまでの総額費用を確認する

2つ目は、リース費用を完済した時に、総額費用はどのくらいになるかを見積もっておきましょう。

リース費用の完済分と月々のメンテナンス費用の合計費用を問い合わせることで、一括購入でメンテナンスを依頼した場合とどのくらい違いのかなどを確認することができます。

販売業者によっては対応することが難しいかもしれませんが、そういった業者は今後要望を言っても対応してくれる可能性が低いため、他の業者に依頼する方がいいかもしれません、

③:リース契約終了後の選択肢について確認する

3つ目は、契約をする段階でリース契約終了後の選択肢について、販売業者と話し合っておくようにしましょう。

リース契約終了後には、『再リース』『新規のリース』『返却する』の三つの選択肢があります。

最近の業務用コピー機は10年ほど使用できるものも多いため、再リースを利用して契約を更新することで、お得にコピー機を利用することができます。

しかし、契約を結ぶ販売会社によって『再リース』の割引率が異なるため、契約を結ぶ前にどのような仕組みになっているかを確認するようにしましょう。

リース契約が終了した後の詳しい解説は、こちらの記事を参考にして下さい。
▼リース契約後の選択肢とは?再リースがお得?

リース契約後の選択肢とは?再リースがお得?

2020年10月26日

まとめ

今回は、業務用コピー機の選び方について解説しました。

コピー機は様々な種類があることから、最初はメーカーの特徴からどの機器がいいかを選ぶことをおすすめします。

しかし、コピー機を導入する際に最も重要なことは、信頼できる販売業者と契約することができるかどうかです。

それぞれの販売業者によってサービスの質や費用も異なることから、一つの販売者だけでなく複数の業者を比較した上で販売業者を選ぶようにしましょう。

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