ビジネスフォンの内線代理応答とは？代理応答の種類やメリットについて！

こんにちは、土日休み.comです。

会社にとって電話はとても重要なコミュニケーションの一つであり、ビジネスにおいて絶対に重要なツールです。

電話を全く使ってないという企業は存在しないでしょう。

緊急な用件のスムーズな伝達・クレーム対応など迅速に対応する為に使用します。

また、その会社で使用している電話をビジネスフォンといいます。家庭用の固定電話と違い、会社の人同士で通話出来る内線電話と外部(クライアント・顧客)からかかってくる電話を外線電話など複数の回線から電話を使う事ができるものをいいます。

そのビジネスフォンの中で、組織で仕事をする上で便利な機能は「内線代理応答」になります。

今回は、この「内線代理応答」の機能や種類、メリット・デメリットなどを紹介していきます。

ビジネスフォンの導入を検討している方・ビジネスフォンがよく分からない人は是非最後まで読んでいってください。

ビジネスフォンの内線代理応答とは？

内線代理応答機能とは、自分の席に置いている電話が鳴っていないけど、他の社員の電話機に電話があった場合、自分の電話機からその鳴っている電話に代理で出ることができる機能です。

ほとんどの場合、自分の電話機にある「代理応答ボタン」を押して受話器をあげることによって、その電話を受けることができます。

内線代理応答の種類とは？

ここからは、内線代理応答の種類について解説していきます。

内線代理応答機能については、代表的なものだと4種類があります。表にまとめるとこんな感じです。

内線指定代理応答

すでに内線・外線に出てしまっている状態や優先度の高い電話を待っている状態で他の電話に対応している場合、別の人が電話機でかかってきた内線に受電することができる機能です。

この機能によって、急ぎの電話にすぐに対応することができます。

自グループ内線代理応答

自グループ内線代理応答は、同じ内線グループを作り、そのグループ内でのみ代理応答できる機能です。

このグループを作ることによって、他の人あてにかかってきた電話を代わりに応答することができます。

出られる事によって、スムーズな対応や引継ぎをすることが出来ます。ただし、グループ外の内線電話は出ることが出来ません。

グループ指定内線代理応答

グループ指定内線代理応答とは、複数の内線代理応答の電話回線を保有している場合、さらにグループを指定して代わりに応答することが出来る機能です。

この内線を使用する為には、グループにしたい回線範囲を事前に指定・把握する必要があります。

むやみに社員全員が使えるようにしてしまうと混乱してしまい、使勝手が悪くなってしまうので選定は注意しましょう。

他グループ内線代理応答

文字通り自グループ以外の他グループへかかってきた電話を代理応答することが出来る機能です。

この機能を活用することにより、電話に出られる人数が増える為、沢山の電話に対応することができます。

内線代理応答のメリット

内線代理応答のメリットは、以下のようになります。

電話対応を多くの人で対応できる

自分の仕事が立て込んでしまっている場合、他の人が電話対応する事が出来るため効率化を図ることができます。

また逆に自分に仕事が立て込んでいない時に、代わりに電話対応に積極的に出る事で社員同士の中も良くなるかもしれません。

会社全体の対応能力が上がる

皆で電話に出ることによって、クライアントなどの用事がある人が電話をかけたときにほぼ毎回誰かが電話を取ることになります。という事は、クライアントの伝えたい用件が一度で伝わります。

一度の電話で沢山の情報をやり取りできれば、会社全体の能力向上にも繋がります。

何度も電話をかけても繋がらないと、信用を無くしてしまいます。

内線代理応答のデメリット

内線代理応答のデメリットは、以下のようになります。

電話をとれる人をいないと活用出来ない

内線代理応答は当然ながら、対応出来る人がない場合や電話が自席の電話で鳴らない・他の席で鳴っているのが聞こえない場合には機能があっても活用できません。

あくまでも、電話に出られる人がいる前提で機能を付けるか付けないを検討する必要があります。

仕事が日々忙しく電話に出られない人につけても活用しきれないので、人がいるか・出られる人がいるのかも判断していきましょう。

代理応答する人の手間が増える

代理応答をする　イコール　自分にはかかってきていない電話を代理で電話対応することになるので、代理応答する人の手間が増えます。

また、毎回代理応答する人と電話が鳴っても全然電話に出ない人が出て仕事量に不平等が出る可能性もあります。

まとめ

内線代理応答機能は、会社全体にかかってきた電話を社員全員もしくはかかってくる電話の社員全員でカバーすることが出来るので、便利な機能です。

どうしても仕事をしていると割と手が空いている時もありますし、電話に出られないほど忙しいということもあるでしょう。

そういった時にも非常に便利です。

ただし、誰が何回代理で電話に出たなどで制御することは出来ませんので、代理対応の手間が多い人と少ない人で差が出てしまうことがあります。

そうならないように、1日3回は必ず出ることなど、ルールを設けるのも良いかもしれません。

総評としては、営業職などでほとんど携帯電話でしか対応しない職種以外はあった方が良い機能でしょう。

最後までご覧くださり、ありがとうございました。

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