自社に合った適切なビジネスフォン・PBXの選び方のポイントとは？

こんにちは、土日休み.com運営部です。

ビジネスフォンといえば、オフィスでの業務において必須級のOA機器と言えます。

しかし、ビジネスフォン業界は闇が深く、ぼったくりや相手に関係なく利益率の高い製品を売りつけるなんてこともざらにあります。また、ビジネスフォンの情報などもネットにあまり出回っていないため、どんな基準でビジネスフォンを選べば良いかも分かりづらいですよね。

今回の記事では、自社に合った適切なビジネスフォンを選ぶためのポイントを解説した上で、ビジネスフォンにはどのような種類がありどんな会社に向いているのかを見ていきたいと思います。

ビジネスフォン・PBXの選び方のポイント！

まずはビジネスフォンの選び方のポイントについて解説していきます。ポイントは以下の2つです。

「当り前じゃないか」と思った方もいるかもしれません。しかし、実際に2019年現在でもぼったくり被害に遭っていたり、業務内容に合っていないビジネスフォンを使用してる会社は数多く存在するのです。

では、それぞれ詳しく解説します。

⓵：会社の規模

そもそも、ビジネスフォンの本体(主装置・PBX)も、「どのくらいの会社の規模で使用されるか」を想定して設計されています。

例えば、30人以上で使用するのに小規模な会社を想定したビジネスフォンを導入してしまうと、業務効率が落ちたり1台あたりのコストが割高になったりします。逆に、小規模な会社なのに大規模な会社で使用されるようなビジネスフォンを導入すると維持費が高くついてしまいます。

また、将来の会社の展望などにも気を配る必要があるでしょう。

ずっと同じ規模で業務を行う場合は良いですが、会社の規模を大きくしたり、支社を増やす可能性があると言った場合には増設が簡単なビジネスフォンを導入するのが良いです。

このように、会社の規模や今後の展開を考えてビジネスフォンを選ぶことで、適切な価格で使用することができるようになります。

⓶：会社の業務内容

会社の業務内容によっても、おすすめするビジネスフォンは変わってきます。

実際にあった過去の導入事例をいくつかお話します。

まず、海外出張が多いという会社様の事例です。この会社では海外の出張先で電話をする際に国際電話扱いになってしまうため、毎月莫大な通話料を払い続けていました。

しかし、ビジネスフォンの本体を変えて国際電話にならないような仕組みを設計したところ、毎月10万円以上かかっていた通話料が2万円にまで削減することができたのです。

次に、建築関係の会社様の事例です。業界の業務柄、机を広く使いたいにも関わらず、ビジネスフォンによってスペースが圧迫されていました。

ところが、思い切って固定電話を撤去し、スマホをビジネスフォンとして使用できるようにしたことで、広いスペースを確保することができ、業務効率が一気に向上しました。

このように、業務内容に合わせた課題や要望に応えることができるビジネスフォンを導入することで、コスト削減や会社の生産性の向上に繋がります。

ビジネスフォン・PBXにはどのような種類がある？

ここからは、ビジネスフォンやPBXの中にもどのような種類のものがあるか紹介していきます。

ビジネスフォンの導入や乗り換えを検討する際、候補となるものは以下の通りです。

では、解説に移ります。

1.主装置＋電話機(従来のビジネスフォン)

『ビジネスフォン』と言った時、これを思い浮かべる人が多いと思います。新しく出たIP-PBXやクラウドPBXと区別をするために、こちらを『ビジネスフォン』、新しいものを 『PBX』と呼んだりします。

主装置を通して電話機を設置し使えるようにするという、最も古くからあるビジネスフォンの形です。

このビジネスフォンを使用する一番のメリットは、限られた状況では安く導入でき、増設しない限り維持費も安く済むという点です。小規模な事務所やオフィスで、増設の必要がない場合は、従来のビジネスフォンの方が安く済むことも多いため、いまだに使われています。

2.IP-PBX

PBXもビジネスフォンの一種ですが、アナログからデジタル化されるイメージで、できることが一気に増えます。

「何を言ってるのかよくわからない」という方や、上記の『ビジネスフォン』と『PBX』の違いについて、詳しく知りたい方はこちらの記事を参考にしてください。

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IP-PBXは簡単に言うと、従来のビジネスフォンがアナログで行なっていたものを、インターネットを介して行うことができるようにしたPBXです。

従来のビジネスフォンではできなかったPCやスマホとの連動ができるようになったことで、より利便性が向上して様々な機能が使えるようになりました。また、増設などもスマホやPCを通して行うことができるため、簡単です。

IP-PBXについて詳しくはこちらの記事をご覧ください。

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ここまで見ると「従来のビジネスフォンより値段が高くなるのでは？」と考えるかもしれませんが、実はそんなことはありません。

このような理由で、従来のビジネスフォンより安く済むこともかなり多いです。

3.クラウド PBX

クラウドPBXとIP-PBXの大きな違いは、ビジネスフォンの主装置に当たるハードウェアを置くか置かないかです。装置を設置するのがIP-PBX、装置を設置せずに全てインターネット上で完結するのがクラウドPBXとなっています。

搭載される機能はIP-PBXとあまり変わりません。

クラウドPBXのメリットは、実際のハードウェアを置く必要がないため、初期費用や管理の手間がかからないという点です。

そのため、導入費用だけで見ると一番安いです。ただし、利用する人数などによっては、従来のビジネスフォンや IP-PBXの方が維持費が安いこともあります。

ただし、クラウドPBXには大きなデメリットも一つあります。それはセキュリティ関係についてです。

クラウドPBXは、自分の会社に物理的な機械を置きませんが、代わりにサーバーを管理している会社があります。セキュリティはその会社に依存することになってしまうため、不安が残ります。

そのため、金融関係の会社など、セキュリティに厳しい会社では導入されない傾向にあります。

また、クラウドPBXは詐欺などの犯罪に使われることから、2018年の9月に総務省が規制を加える可能性を示唆しています。リスクを取りたくない会社は導入を控えることをおすすめします。

まとめ

ここまでビジネスフォンやPBXの選び方について解説してきました。

あなたが正しい知識をつけて適切なビジネスフォンを選び、会社のコストカットや生産性の向上に貢献することができれば幸いです。

とはいえ「自分でビジネスフォンを選ぶのは難しい…」という方も多いことかと思います。

土日休み.comでは、あなたの『会社の規模』と『業務内容』を元に、オフィスのプロが適切なビジネスフォンを診断させていただく『ビジフォンサーチサービス』をご用意しています。

診断結果とお見積もりまでは無料ですので、興味のある方はぜひご活用ください。