ビジネスフォンのボイスメールとは？録音との違いやその機能について

こんにちは、土日休み.comです。

ビジネスフォンには、業務を効率化するためのさまざまな機能が付いています。

今回はそのなかでも「ボイスメール」という機能について詳しく紹介します。

ボイスメールのメリット、デメリットも解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。

ボイスメールとは？録音との違いは？

ボイスメールとは、通常のテキストメールと違い、音声でメッセージをやりとりできる電子メールのことです。

単に通話を録音するだけではなく、その音声を相手に送ってやりとりすることができるのが録音との違いです。

ビジネスフォンのボイスメールの機能は？

ビジネスフォンにも、ボイスメール機能が付いている機種があります。

ビジネスにおいてボイスメールを利用する場合の代表的な使い方としては、以下の4つがあります。

ボイスメールの以上のような機能を活用することで、電話応対業務の効率を上げることができます。

ボイスメールのメリット

ボイスメールのメリットは、以下のようになります。

それぞれのメリットについて、詳しく解説します。

会話の内容を録音しておくことで後で確認できる

ボイスメールのメリット1つ目は、会話の内容を録音しておくことで後で確認できることです。

ボイスメールに保存した会話は、電話を切った後で聞きなおすことができます。

メモを取りそびれてしまった場合でも、会話の内容を何回でも確認することができるので、応対時には会話だけに集中することができます。

聞き間違いや言い間違いの防止にもなり、万が一「言った言わない」のトラブルが起きたときにも、記録が残っていれば安心です。

録音した内容をそのまま転送することで伝言がより正確に伝わる

ボイスメールのメリット2つ目は、録音した内容をそのまま転送することで伝言がより正確に伝わることです。

ボイスメールでは、録音したメッセージを担当者へ転送することができます。担当者は、受け取ったメッセージを携帯からも確認することができます。

この機能を使うことで、通話内容をそのまま聞くことができるので、細かなニュアンスまで伝えることができます。

また電話応対の担当者もメモをする手間が省けるので、業務効率が上がります。

電話が多く、メモの管理も大変という場合や、リモートワーク中の社員に伝言を伝える際にも便利な機能です。

不在時には留守番電話として使える

ボイスメールのメリット3つ目は、不在時には留守番電話として使えることです。

ボイスメールは、不在時に流すメッセージをあらかじめ設定しておくことで、留守番電話として使うことができます。

また、録音されたメッセージは外出先から携帯で確認することができるので、事務所を不在にすることが多い方でも、隙間時間を利用して効率よく業務を行うことができます。

ボイスメールのデメリット

ボイスメールのデメリットは、以下のようになります。

それぞれのデメリットについて、詳しく解説します。

データがいっぱいになると新しい音声を保存できなくなる

ボイスメールのデメリット1つ目は、データがいっぱいになると新しい音声を保存できなくなる点です。

ボイスメールでは、保存できるメッセージの量が決まっており、データがいっぱいになると新しい音声を保存できなくなってしまいます。

そのため、定期的にデータを整理したり、不要になったデータはすぐに削除したりするなどの工夫が必要です。

録音されていることによる緊張感がある

ボイスメールのデメリット2つ目は、録音されていることによる緊張感がある点です。

電話応対の担当者が、録音されているという緊張感から、会話に集中できなくなってしまう可能性があります。

電話応対の担当者に心理的な負荷がかからないように工夫する必要があります。

機種によってはコストがかかる

ボイスメールのデメリット3つ目は、機種によってはボイスメール機能の導入にコストがかかる点です。

ボイスメール機能をどのように使うかを具体的に考え、どの機種が良いかよく検討することがおすすめです。

まとめ

ビジネスフォンのボイスメールは、通話の内容を録音し、それを外出中の担当者に転送できるなど、ビジネスにおいてとても便利な機能です。

導入にはコストがかかる場合があるので、ボイスメールの機能をどのように使うかをよく考えることがポイントになります。

ボイスメール機能を上手く活用し、ビジネスの効率アップにつなげていきましょう。

最後までご覧くださり、ありがとうございました。