こんにちは、土日休み.comです。
ビジネスフォンにはたくさんの便利な機能がありますが、今回はそのなかでも「外線会議」という機能について紹介します。
上手く活用することでビジネスの効率アップにつながる機能なので、ぜひ最後までご覧ください。
ビジネスフォンの外線会議機能とは？
外線会議機能とは、1つの通話に複数の人が参加できる機能です。
通常の電話は、1対1での会話になりますが、外線会議機能を使うと複数の人で同時に会話を行うことができます。
外線会議機能を活用するタイミングは？
外線会議機能を活用するタイミングとしては、以下のような場合が考えられます。
- 同じ要件について、離れた場所にいる複数の人で打ち合わせしたい
- 急ぎで打ち合わせたいことがあるが、外出等のため対面での会議をする時間がない
外線会議機能は、上記の例のように、離れた場所にいる相手と複数の人で会話をやりとりしたいときに活用すると便利な機能です。
外線会議機能を利用する流れ
外線会議機能を利用する流れは、下記の2通りが考えられます。
- 内線を通話に追加する場合
- 外線を通話に追加する場合
それぞれについて、Aさん、Bさん、Cさんの3人で通話をしたい場合を例に、外線会議を利用する流れについて説明します。
細かい操作方法は機種によって異なりますが、基本的にはこれから説明する流れで外線会議を利用することができます。
内線を通話に追加する場合
内線を通話に追加する場合の流れは、下記の通りです。
- 外出中のAさんからの外線を社内にいるBさんが受ける。
（社内にいるCさんを加えた3人で話したい） - Bさんが「転送」ボタンを押す。このとき、保留ボタンを押さなくてもAさんとの会話は保留状態になる。
- BさんがCさんに内線をかける。
- Cさんが内線にでたら「会議」ボタンを押すと3人での会話が始まる。
以上のような流れで、外出中のAさんと社内にいるBさん、Cさんの3人で通話することができます。
また、上記②〜④の操作を繰り返すことで、さらに参加者を増やすことができます。
外線を通話に追加する場合
外線を通話に追加する場合の流れは、下記の通りです。
- 外出中のAさんからの外線を社内にいるBさんが受ける。
（外出中のCさんを加えた3人で話したい） - Bさんが「転送」ボタンを押す。このとき、保留ボタンを押さなくてもAさんとの通話は保留状態になる。
- Bさんが使っていない回線でCさんに外線をかける。
- Cさんが電話にでたら「会議」ボタンを押すと3人での会話が始まる。
以上のような流れで、外出中のAさん、Cさんと社内にいるBさんの3人で通話することができます。
また、上記②〜④の操作を繰り返すことで、さらに参加者を増やすことができます。
外線会議機能モニターのメリット
外線会議機能のメリットは、以下のようになります。
『メリット』
- 複数人で会話ができるので、スムーズに話がまとまる
- 伝言によるトラブルを防ぐことができる
- ネット回線と比べて通信が安定している
それぞれのメリットについて解説します。
複数人で会話ができるのでスムーズに話がまとまる
「外線会議機能」のメリット1つ目は、複数人で会話ができるのでスムーズに話がまとまることです。
1対1での通話では、電話を一旦切り、他の担当者に確認をとって再度電話をかけ直すという手間がかかります。
「外線会議機能」を使うと1つの通話で複数人が話すことができるので、1人1人と話をするよりも早く結論を出すことができます。
また、外出する社員が多い場合や、店舗などの拠点が複数ある場合でも、電話による打ち合わせをすぐに行うことができ、会社全体の業務効率が上がります。
伝言によるトラブルを防ぐことができる
「外線会議機能」のメリット2つ目は、伝言によるトラブルを防げることです。
電話の内容を伝言していると、細かなニュアンスが伝わりにくかったり、言った言わないのトラブルが起こったりすることがあります。
「外線会議機能」を活用することで、こういったトラブルを防ぐことができます。
ネット回線と比べて通信が安定している
「外線会議機能」のメリット3つ目は、ネット回線と比べて通信が安定していることです。
ネット回線を使ったWEBミーティングだと、回線の通信状況が悪いと通話が途切れてしまうことがあります。
一方で、ビジネスフォンの外線会議機能では電話回線を使うので、ネット回線よりも通話が安定しているというメリットがあります。
「外線会議機能」を利用することで、通信状況が原因で起こるトラブルを気にすることなく、スムーズに打ち合わせを行うことができます。
まとめ
今回は、ビジネスフォンの「外線会議機能」について紹介しました。
電話回線での通信なので、ネット回線よりも安定して通話ができることが大きなメリットです。
外出する社員が多い会社や、急な打ち合わせが入ることが多い場合に便利な機能なので、ぜひ活用してみてはいかがでしょうか。
最後までご覧くださり、ありがとうございました。
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