こんにちは、土日休み.comです。
ビジネスフォンには多くの便利な機能がありますが、そのなかでも「自動音声応答」という機能をご存知でしょうか？
今回の記事では、ビジネスフォンの「自動音声応答」について詳しく紹介していきます。
電話応対の業務を効率化できる機能ですので、ぜひ参考にしてみてください。
ビジネスフォンの自動音声応答（IVR）とは？
ビジネスフォンの自動音声応答とは、電話がかかってきたときにあらかじめ録音した音声ガイダンスが流れるように設定しておくことで、電話を自動で振り分けてくれる機能のことです。
例えば、電話がかかってきたときに「〇〇の方は1番、〇〇の方は2番を押してください」といった音声ガイダンスが流れ、相手が該当する番号を押すことで自動的に担当者に電話をつなぐことができます。
電話の内容によっては、担当者につなぐことなく自動音声のみで対応を完結させることもできるので、電話応対の業務を効率化することができます。
自動音声応答のメリットは？
自動音声応答のメリットは、以下のようになります。
『メリット』
- 電話応対業務の効率化
- 夜間や業務時間外にも電話応対ができる
- 顧客満足の向上にもつながる
それぞれのメリットについて、詳しく紹介します。
電話応対業務の効率化
自動音声応答のメリット1つ目は、電話応対業務が効率化できることです。
会社にかかってくる電話を全て担当者が対応していると、電話が鳴るたびに業務の手を止めて対応する必要があるので、業務効率が下がってしまいます。
一方で、自動音声応答を導入すると、担当者につなぐべき電話と音声ガイダンスのみで完結できる電話に自動で振り分けることができるようになります。
その結果、担当者が対応する電話の数が減り、本来やるべき業務に時間を割くことができるなど、業務の効率化につながります。
夜間や業務時間外にも電話応対ができる
自動音声応答のメリット2つ目は、夜間や業務時間外にもガイダンスによる電話応対ができることです。
24時間の電話応対が可能になることで、業務の効率が上がるだけでなく、顧客にとっても都合の良い時間に電話ができるというメリットがあります。
また、夜間の電話応対のためにスタッフを雇ったり、コールセンターを契約したりしている場合は、自動音声応答に切り替えることで経費削減にもつながります。
顧客満足の向上にもつながる
自動音声応答のメリット3つ目は、顧客満足の向上につながることです。
自動音声応答を導入すると、顧客が該当する番号を入力することで最適な担当者に電話をつなぐことができるので、たらい回しの防止になります。
また、人が対応することによるクレームを防ぐ効果もあり、自動音声応答を上手に活用することで顧客満足につながります。
自動音声応答の導入はこんな方におすすめ！
自動音声応答は、以下のような方に特におすすめです。
『おすすめな人』
- 定型的な電話のやりとりが多い方
- 電話の対応に追われて大切な業務に時間が割けず困っている方
まずおすすめなのは、定型的な電話のやりとりが多い方です。
かかってくる電話のほとんどが定型的なものである場合は、対応を自動化しやすいので、自動音声応答だけで対応を完結できる可能性もあります。
多くの電話を自動化することができれば業務効率が大幅に上がるので、導入によるメリットが大きくなります。
次におすすめなのが、電話が多く、本来やるべき業務に手が回らないという方です。
そのような方は、自動音声応答の導入により対応する電話の数を減らすことで、業務効率の大幅な改善につながります。
まとめ
今回は、ビジネスフォンの「自動音声応答」について紹介しました。
「自動音声応答」を導入することで、経費の削減や顧客満足の向上など、ビジネスにも良い効果が期待できます。
最近では、さまざまな企業で自動音声応答が活用されています。
便利な機能を上手に活用し、ビジネスの効率アップにつなげていきましょう。
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