業務用複合機の保守・メンテナンス契約とは？導入費用の相場・種類を徹底解説

こんにちは、土日休み.com運営部です。

「複合機の保守・メンテナンス内容はどうなってるの？」
「保守契約の種類は？」
「保守契約にはどのくらいの費用がかかるの？」

業務用複合機を導入する上で、多くの方が保守契約というものを結ぶと思います。

また、保守契約の内容がどうなっているのかをわかりやすく説明して欲しいと思っている方も多くいると思います。

そういった方のために、今回は業務用複合機の保守契約の内容と種類について解説していこうと思います。

保守契約を結ぶ必要性とは？

そもそも保守契約は何のために結ぶ必要があるのでしょうか？

業務用複合機の保守契約が必要な理由には、以下のようなものがあります。

業務用複合機には、白物家電のようにあらかじめの保証がないケースが多く、別途で保守・メンテナンス契約を結ぶ必要があります。

また、業務用複合機は精密機器であることから、動作不良が起きた際に素人が対処することが難しいといった問題があります。そのため、保守・メンテナンスの契約をしていないと、修理費用が10万円以上になることもあることから、ほとんどの方が保守・メンテナンスの契約を行っています。

長期的に使用することが考えられるため、もしもの時の備えをしておく必要があるということです。

保守・メンテナンス契約の業務内容

まずは、保守・メンテナンス契約を結ぶことで、どのような業務を依頼することができるかを解説します。

①：複合機の定期点検

一つ目は、複合機の定期点検を依頼することができます。

複合機は定期的にメンテナンスをせずにホコリや糸くずが機械に入ると、上手く動作せずに紙詰まりの原因になったり、上手く印刷されないといった問題が起きることがあります。

そのため、定期的なメンテナンスを行うことで、起きる可能性のある故障をあらかじめ防ぐことができます。

②：トナー・インクの補充

二つ目は、トナーの無料補充などを行ってもらうことができます。

保守契約などを結んでいない場合は、自らトナーを購入し定期的に補充する必要があります。

しかし、複合機にあっていないトナーや安価なトナーを利用すると、複合機の故障の原因になることから正規品を業者に依頼することが最も安全であることが考えられます。

③：故障時の修理サポート

三つ目は、故障に対する迅速な修理サポートや電話によるテクニカルサポートがある点です。

業務用複合機は精密機械であり、長期的に使用していればからなず故障が起きる機械です。

故障に対応するためには、最終的に専門としている方の知識が必要であるため、社内に対応できる人材がいない場合は、絶対に必要にあることが考えられます。

保守契約の種類

ここからは、保守契約の種類について解説します。

保守契約には、主に以下のような種類があります。

①：カウンター保守契約

カウンター保守契約とは、一回の印刷費用に保守費用の分をあらかじめ設定して保障をつける方法です。

この形態ではトナーの補充や定期メンテナンス、緊急時の修理など基本的な保障を受けることができます。

特徴としては、一回の印刷枚数ごとの料金形態に保守費用が含まれていることから、大量に印刷を利用する会社では少し費用が高めに出ることがあります。

②：年間保守契約

年間保守契約とは、一年ごとに保守・メンテナンスの費用を一括で支払う方法です。

カウンター保守契約とは違い、印刷枚数の量に限らず保障の費用が一定であることから、大量に印刷を行う会社に向いています。

また、製品購入時に元々ついている保守契約などは年間保守契約になります。

③：スポット保守契約

スポット保守契約とは、問題が起きた際に連絡をすることで、修理などのサポートを受けられるサービスです。

カウンター保守契約や年間保守契約とは違い、一回のメンテナンスや修理の度に費用を払う形態になります。また、費用も比較的高額になります。

しかし、購入したばかりで使用頻度がそこまで多くない企業の場合は、スポット保守契約にすることでメンテナンス費用を抑えられることができます。

④：キットトナー保守契約

キットトナー保守とは、トナーを購入した際に結ぶ形態の保守契約です。

保守期間としては、トナーが切れるまでの間で、最長で1〜3年の間での保証になります。そのため、印刷量が極端に少なくなり、トナーの消費頻度が少ない場合は長い間保障を受けることができます。

しかし、キットトナー保守契約の場合は、一枚印刷するあたりの費用が8〜10円ほどかかるため、カウンター保守契約の方が一枚あたりで比較するとコストを抑えることができるのがわかります。

保守契約の費用相場とは？

最後に保守契約の費用相場について解説しようと思います。

キットトナー保守契約に関しては、トナー使用量によって異なるため割愛させて頂きます。

カウンター保守契約の費用相場

カウンター料金の費用相場は、以下のようになっています。

複合機の性能と新品か中古かで、費用に違いが出てきます。

年間保守契約の費用相場

年間保守契約は、新品の業務用複合機を購入した時などについている保守契約であるため、費用としては複合機の購入費用に含まれます。

また、これは故障時の負担を減らすものであり、トナーの購入費用などを下げるには、カウンター料金のプランに入る必要があります。

スポット保守契約の費用相場

スポット保守契約の場合は、以下のような例を参考にしてください。

スポット保守契約は、整備業者によっては交換しなくてもいい部品を劣化を理由に交換するなど、利益を出すために大袈裟に修理交換をすることもあります。

スポット保守契約には、そういった危険性も含まれていることを理解しておきましょう。

まとめ

今回は、業務用複合機の保守・メンテナンス契約について解説しました。

業務用複合機は長期間使用することから、不具合がいつか起きてしまうのは当たり前のことです。保守契約は、あらかじめ対策をしておくことで不具合が起きる確率をできるだけ下げたり、不具合が起きてもすぐに対応するためにあります。

保守・メンテナンスは必ず起きる故障に対する保障であるため、極力契約することをおすすめします。

中古の複合機を購入した場合などは、保守・メンテナンス費用が高額になる場合もあるため、そういった点も考慮して最適なプランを選択して下さい。

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2019.05.20