業務用複合機の導入方法とは?リース・レンタル・一括購入の違いは?

こんにちは、土日休み.com運営部です。

「業務用複合機のリース契約ってどういう意味?」
「レンタルとの違いは?」
「それぞれの導入方法のメリット・デメリットは?」

業務用複合機を導入する際に多くの方がリース契約を利用します。

しかし、リース契約のメリット・デメリットが理解できていない、他の契約方法との違いをまとめて欲しい、こういった要望を持っている方もいると思います。

今回は、そういった方のために業務用複合機の導入方法の種類とそれぞれのメリット・デメリットについて解説します。

リース・レンタル・一括購入の意味とは?

まずは、リース・レンタル・一括購入のそれぞれのメリット・デメリットを分析しながら解説していきます。

3つの導入方法
  1. リース
  2. レンタル
  3. 一括購入

①:リース

リース契約とは、業務用複合機などの高額な費用がかかるものに対して、リース会社が代わりに購入することで契約者がすぐにサービスを利用することができる仕組みです。

リースのメリット

リースのメリットは、購入するために必要な費用を分散させることができる点です。

業務用複合機は、基本的に100万円以上するため、中小企業の中には複合機を導入したいけど負担が大きすぎると感じる方も多くいるはずです。

そういった方がリース契約を利用することで、一回に必要な費用を抑えることができ、すぐに高額な複合機を導入することができます。

リースのデメリット

デメリットとしては、途中解約をすると支払い予定分を返済しなければいけない点です。

リース契約は、銀行からお金を借りて月々返済して行くことと同じであるため、いつか借りたお金を返済する必要があります。そのため、途中解約などを行いたい場合は、支払い予定の費用を完済して解約する必要があります。

また、お金を他社から借りるということは当然金利が発生するため、一括購入をするよりも全体の費用が高くなってしまいます。

メリット・一度の費用負担を抑えられる
・経費として計上できる
・長期的に必要なコストがわかりやすい
・最新の機種を導入しやすい
・支払い完了後は、格安で利用できる
デメリット・中途解約ができない
・最終的なコストに金利がプラスされる

②:レンタル契約

レンタル契約とは、決められた期間の間だけ、複合機をレンタルして利用する導入方法です。

レンタル契約のメリット

レンタル契約のメリットは、リース契約とは違い好きな時に契約を止めることができる点です。

リース契約の場合は、一度契約を結ぶと最後まで費用を払う必要がありますが、レンタル契約の場合は利用をやめたい時に複合機の回収費用などがかかる場合もありますが、自由に契約を止めることができます。

また、導入審査もリース契約と比較するとそこまで厳しくないため、短期間の導入であっても比較的スムーズに導入することができます。

レンタル契約のデメリット

デメリットとしては、他の導入方法に比べて使用期間に対するコストが高い点です。

リース契約の場合は、複合機の設置費用や保守・メンテナンス費用込みでプランが組まれることが一般的です。しかし、レンタル契約の場合は、そういったサービスを含まずプランが組まれており、保守・メンテナンスに関しても電話での対応になることがあります。

また、レンタル契約で利用できる複合機は比較的に型が古いものが多く、レンタルプランで性能が高い複合機を扱っている業者が少ないといったデメリットがあります。

メリット・契約解除を比較的自由に行える
・短期間でも利用できる
・導入審査が厳しくない
・固定資産税が発生しない
デメリット・保守・メンテナンスの質が低い
・長期間利用すると割高になる
・最新の機種を利用することが難しい

③:一括購入

一括購入とは、導入時に複合機の購入費用を全額支払って導入する方法です。

一括購入のメリット

メリットは、他の形態と比較して総額費用を最も安くできる点です。

リース契約やレンタルの場合は、複合機本体の費用以外に金利やサービス料が含まれるため、一括で購入するよりも費用が割高になってしまいます。

一括購入の場合は、最初に高額な費用を負担することで、他の形態にある費用面でプラスされるコストを抑えることができます。

一括購入のデメリット

デメリットとしては、購入時の負担が大きく、メンテナンスや保守費用なども割高である点です。

一括購入は他の支払い形態とは違い、最初にある程度お金を用意する必要があります。複合機は安価なものが少ないため、会社によってはとても負担の大きい買い物になります。

また、一括購入の場合は、トナーの交換や定期メンテナンスなどのプランも比較的高額になるケースが多く、メンテナンス費用を考えると総額費用がそこまで変わらない場合もあります。

メリット・他の形態と比較して総額費用を抑えられる
・すぐに資産にできる
・長期的に必要なコストがわかりやすい
・最新の機種を導入しやすい
デメリット・一度の負担が大きい
・トナー費用を自ら負担
・メンテナンスや保守費用が割高
・売却や処分を自ら行う

複合機を導入する上で重要なポイント

ここからは、複合機を導入する上で購入形態を決めるための重要ポイントを解説していきます。

以下のような要素を分析することで、どの契約方法が適しているかを考える参考にしてみて下さい。

導入方法を選ぶためのポイント
  1. 利用期間を考える
  2. 費用総額のシュミレーションをする
  3. 導入手続きの手間を比較する
  4. 導入したい複合機の性能を考える

①:利用期間を考える

まずは、どのくらいの期間、複合機を使用する予定かを考えましょう。

利用予定の期間が2年未満の場合は、短期の利用でお得なレンタル契約をすることをおすすめします。

リース契約などは、5〜7年の契約が主流であるため、基本的にそれよりも短い利用期間を考えている方には適していません。一括購入の場合も、あまりにも利用期間が短いと、全く元を取れずに手放すことになってしまいます。

②:費用総額をシュミレーションする

二つ目に、それぞれの契約方法でどのくらいの費用の違いがあるかを確認してみましょう。

契約形態は販売業者によって決められている場合が多く、一つの会社でリース・レンタル・一括購入の見積もりを出してもらうことはできません。

しかし、どの契約形態を押している会社かどうか、総額費用がどれくらいなのかは問い合わせをすることで知ることができます。

そのため、それぞれの契約形態での総額費用の差を知りたい方は、それぞれの会社に問い合わせてみましょう。

③:導入手続きの手間を比較する

三つ目は、それぞれの導入手続きの手間がどのくらいかかるのか比較してみましょう。

リース契約の場合、契約者が支払いを続けることができるのかどうかを審査する期間が必要です。お金を貸す側が信頼性の低い相手にお金を貸せないのは当たり前のことです。

一括購入とレンタルの場合はそれぞれ手続きが簡単に済むため、契約から導入までの流れがスムーズに進みます。

④:導入したい複合機の性能を考える

四つ目に、どのくらいの性能の複合機を導入したいかを考えましょう。

基本的にレンタルの場合は、型落ちや中古の複合機を利用することになります。また、新型の複合機はとても高額であるため、一括購入をする場合も負担が大きくなります。

新型の業務用複合機を導入する場合や印刷速度の早いものを導入したいと考えている方は、リース契約を結ぶことで負担を分散して、機能性の高い複合機を利用することができます。

リース・レンタル・一括購入を比較

ここまで、それぞれの契約方法についてメリット・デメリットを中心に解説しました。

最後にそれぞれの違いを表にまとめてみました。

リースレンタル一括購入
所有権リース会社レンタル会社購入者
利用期間5〜7年2年未満自由
中途解約解約費用がかかる自由にやめれる
製品の種類選べるほとんど選べない自由
支払い月々初期費用+月々1回
総額費用普通割高本体価格のみ

結局どのように支払い形態を選べばいいの?

結論として支払い形態はそこまで重要ではなく、複数の販売業者に見積もりを依頼し、その中から最も総額費用が安く済むプランを選択することをおすすめします。

ここまで導入形態のそれぞれの特徴について解説しましたが、支払い方法の違いよりも販売業者によって費用が異なるのが、業務用複合機の業界事情になっています。

そのため、相見積もりを行いそれぞれの会社に、合計でどのくらいの費用がかかることが予想されるかを問い合わせてみましょう。

まとめ

今回は、業務用複合機を導入する際の契約方法について解説しました。

解説したように、業務用複合機を導入する際の契約方法の決め方としては、複数の販売業者に見積もりを依頼し、最も自社に合っている提案に従うことが重要であり、契約方法を軸に決めるやり方は一般的ではありません。

一つ覚えておくべきこととして、会社の経営に余裕があるのであれば、一括購入が総額の費用としては最も安く抑えることができるという点です。

一括購入の場合は、メンテナンス費用などに注意を払わないと高額な場合もあるため、そういった点には、気をつけて下さい。

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