こんにちは、土日休み.com運営部です。
オフィスで広く使われてきた置き型のビジネスフォンですが、最近ではその数が減ってきていることをご存知ですか？
代わりに台頭してきているのがスマートフォンを内線化して、ビジネス用の電話機として使うサービスです。うまく組み込むことができれば、業務効率や働きやすさの向上に大きく役立つでしょう。
しかし、馴染みのない方にとっては「スマホの内線化ってどういうこと？」と思った方もいますよね。この記事ではそんなスマホの内線化について解説します。
スマホを内線化するってどういうこと？ビジネスフォンとの違い！
スマホの内線化とは、スマートフォンをお使いのビジネスフォンの主装置(PBX)と接続して、スマホを電話機として使用できるようにすることです。
「そもそもビジネスフォンの仕組みについて分からない」という方はこちらの記事をご覧ください。
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すごく簡単に言うと、今までデスクに置いてあった固定電話機で行っていたことを全てスマートフォンでできるようにしてしまうサービスということになります。
機能自体はビジネスフォンとほとんど同じ感覚で使用することができ、通常のビジネスフォンにはない多くの利点があります。
ビジネスフォンをやめてスマホを内線化するメリット
スマホを内線化するサービスにはどのようなメリットがあるのかを見ていきます。
①：導入や増設の費用が安く済む
従来のビジネスフォンを導入しようと思ったら、主装置と必要な分の電話機を購入する必要があります。
さらには事業拡大に伴い増設する場合の工事費や機能のアップデート費などでどんどん費用が増えていきます。
その点スマホの内線では、固定電話を購入する必要がなく複雑な回線工事もないため初期費用はかなり安く済みます。
また、アップデートが全てデータ上で済むためアップデート費はかからず、増設に伴う費用もほとんどかかりません。
「ビジネスフォンは必要だけど導入の費用は安く抑えたい」
「今のビジネスフォンは固定費として会社を圧迫している」
という方には大きな利点と言えるでしょう。
②：置き型のビジネスフォンよりも便利
置き型のビジネスフォンの場合は当然ですが決まった場所で電話をかける必要があります。
また、電話がかかってきた場合に不在だったときは転送機能がないと不便です。転送機能は基本的にオプションとなります。
しかし、スマホを内線化すればその問題も解決です。
いつでも持っているスマホで電話を受けることができますし、社外にいても内線・外線ともに自由に電話をかけることができます。
発着信する電話番号はプライベートのものでなく
会社の電話番号となりますので安心してください。
③：内線・拠点間での電話が無料
従来のビジネスフォンでは同じ主装置に接続されている電話機のみ、内線での無料通話が可能でした。
スマホの内線化サービスでは、一度設定をすれば同じ社員・会社同士であれば通話料金はかかりません。
これをいかして海外支社との通話料を大幅に削減したり、在宅ワークを促進したりといったことができるようになります。
④：デスク周り・オフィスが整理される
スマホ内線化サービスでは固定電話が必要ないため広くデスクを利用することができます。
また、ビジネスフォン のような配線もないためオフィスがすっきりとします。
スマホを内線化するデメリットは？ビジネスフォンとの違い！
ここまでだと全く悪い要素が見当たらないスマホの内線化ですが、デメリットもいくつかあります。
①：電波の届かない場所では発着信ができない
スマートフォンの内線化では携帯の電波(4GやLTE)を利用して電話を行います。
したがって電波の届かない地下などでは電話をかけることも受け取ることもできません。
②：休みの日も仕事の着信がかかってくる可能性がある
いつでも対応できる、という便利の裏返しでいつでもかかってくる可能性があります。
休日にゆっくりしていると仕事の電話がかかってくる…なんてことも。
なお、サービスによっては勤務中のみ電話がかかるようになるシステムもあります。また、セキュリティに気を使う会社などは法人で契約したスマホを使用する場合もあるので、そのようなケースでは心配する必要はないでしょう。
③：利用方法を新しく覚えなくてはならない
スマホを使いなれていて新しいものに柔軟に対応できる若い世代であれば問題はないでしょう。
しかし、ガラケーを使っている方や新しいものに抵抗のある方が多い職場では導入の際に苦労することがあるかもしれません。
スマホ内線化サービスの機能は？従来のビジネスホンと比較！
実際の使用感は従来のビジネスホンと比べてどうなのでしょうか？
結論から言うと、どのスマホ内線化サービスも、従来のビジネスホンとボタンを似せて設計されているため、今までと同じ機能を使用するのであれば新しく覚えることはほとんどありません。
どのサービスもほとんど同じ構造なので、ここではMOTphoneの画面を用いて説明していきます。
アプリの画面は？
こちらがアプリ起動時の画面となっています。
ボタンが大きく、非常にシンプルな構造になっていることが分かります。
これらの機能は従来のビジネスホンと同じ方法・使用感で使うことができます。
- 内外線通話
- パーク保留/保留/転送
- 電話帳機能
ビジネスホンをスマホにすることで増える新しい機能は？
次は従来のビジネスホンよりも便利になっている新しい機能をチェックします。
1.内線電話いつでもどこでも全てタダ
従来のビジネスホンでは同じPBXに接続されている内線しか無料にならず、支社間を内線化する場合には別途契約が必要でした。
しかし、スマホ内線化サービスなら、オフィスや外出先でも内線電話をかけることができ、支社間での通話も無料です。
スマホ内線化サービスを導入したことで海外支社との通話料が月に10万円削減されたというケースもあります。
2.転送機能がより便利に
従来のビジネスホンではボイスワープ機能や転送機能ではできなかかったことが可能になっています。
具体的には、
- 転送料金がタダ
- 複数人で同時に着信することが可能に
- 着信元の判別が可能に
このようになっています。
従来の機能の上位互換と言えるでしょう。
3.その他
スマホならではの新しいオプションを追加することも可能です。
- FAX機能
- 名刺管理
- 勤怠情報管理システム
等々、従来のビジネスホンにはなかった便利な機能を使用することができます。
まとめ
ここまでスマホの内線化サービスについて解説してきました。
スマホの内線化は業務効率UPとコスト削減の両方に効果的であることを理解していただけたと思います。実際に、従来のビジネスフォンを使用している方は興味を持つ方が非常に多いサービスです。
基本的に、スマホの内線化サービスはIP-PBXやクラウドPBXで行います。
「IP-PBX・クラウドPBXって何？」
「オススメのスマホ内線化サービスが知りたい」
という方はこちらの記事をご覧ください。
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