業務用複合機の保守契約を結ぶ際の確認事項とは?知っておくべき注意点

こんにちは、土日休み.com運営部です。

「業務用複合機の保守契約を結ぶ際の注意点とは?」
「保守契約において確認すべきことは?」
「保守契約の内容はどうなっているの?」

業務用複合機を導入する際に多くの方が保守契約を結びますが、保守契約は長期間利用するものであるためトラブルの原因になることもあります。

今回は、保守契約で失敗しないために確認すべきことと、問題となる原因について解説します。

保守契約の内容は?

まずは、保守契約で依頼することができる業務内容について解説していきます。

業務用複合機の保守契約に含まれる業務内容は、主に以下の3つです。

保守契約の業務内容
  1. 複合機の定期点検
  2. トナー・インク・用紙の補充
  3. 故障時の修理サポート

業務用複合機は精密機器であり、専門的な知識を持った方のメンテナンスが必要になります。

そのため、多くの方が保守契約を結んでおり、中古製品でない場合はほぼ全ての人が利用しています。

詳しい業務内容の説明や保守契約の種類については、以下の記事で解説しています。
▼業務用複合機の保守・メンテナンス契約とは?費用相場・種類を徹底解説

業務用複合機の保守・メンテナンス契約とは?導入費用の相場・種類を徹底解説

2020年10月23日

保守契約の注意点

次に保守契約を結ぶことで起きるの可能性のある問題・リスクについて解説します。

失敗しないためには、保守契約を結ぶことでどのようなリスクがあるのかを把握しておくことが重要です。

保守契約で起きた問題例
  1. サービスのクオリティーが低い
  2. カウンター料金は後から変更が難しい
  3. 保守内容が思っていたのと違った

①:サービスのクオリティーが低い

1つ目は、保守契約を結んだもののサービスのクオリティーがとても低く、適切に対応してもらえないというような問題です。

保守・メンテナンスは、必ずしも販売業者が行うものではなく、保守・メンテナンスは専門の別業者に委託していると言った販売会社も存在します。

そのため、信頼していた販売業者だったとしても、保守・メンテナンスのクオリティーが高いとは限らないので注意しましょう。

②:カウンター料金の価格変更は難しい

2つ目は、カウンター料金を割高に契約してしまい、変更したくても後から変更することが難しいという問題です

多くの方が業務用複合機を導入する際にカウンター保守契約と言われる、1枚あたりの印刷費用に保守費用を含めて設定した契約を結びます。しかし、この契約は5年〜7年の間、同じカウンター料金で利用することが決まっており、途中から価格の変更や契約の解除が難しいという問題があります。

そのため、最初の段階でカウンター保守契約の内容に不安な点がないかをしっかりと確認しないと、後から不利益を被ることがあります。

③:保守内容が思っていたのと違った

3つ目は、考えていた保守内容と実際に行われる内容が異なっていたといった問題です

保守内容はそれぞれの販売業者によって内容が変わってくるため、依頼できる保守の業務内容に確認漏れがあると、お願いできると思っていた業務がお願いできないなどの問題が発生します。

具体的には、トラブルが起きた際の修理費用も保守契約に含まれており無料だと思っていたのに、無料修理の契約は複合機本体の保証であり、2年以上過ぎていたため修理費用は保障されなかったといった問題が発生したケースもあります。

保守契約を結ぶ際に確認すべきこと

最後に保守契約を結ぶ際に、販売業者に確認すべきことについて解説します。

主に確認すべきことは、以下の3つです。

保守契約で起きた問題例
  1. メーカー認定の販売業者かどうか
  2. サービス拠点との距離
  3. サービスの質を確認

⓵:メーカーの認定店かどうか

まずは、契約を結ぶ保守業者がメーカーの認定店であるかどうかを確認しましょう。

保守業者だけではなく、販売業者に関してもメーカーが認定している正規販売店から複合機を購入することをおすすめします。

中古の業務用複合機を扱っている販売業者の中には、保守・メンテナンスを非認定の保守業者が行っていることが多く特に注意が必要です。

⓶:サービス拠点との距離を確認

次に、保守サービスを行ってくれる業者のサービス拠点と、導入する会社との距離を確認しましょう。

複合機を設置する場所とサービスを提供している業者との拠点が遠い場合、不具合が起きた時に迅速に対応してもらうことが難しかったりするため、契約する前に確認することをおすすめします。

都心に近い場合はそこまで心配する必要はありませんが、あまりにも遠い場合はリモートでの対応が基本で、修理には余分に費用がかかることもあるので、そういった点も確認しましょう。

⓷:サービスの質を確認

最後に本当に保守サービスの質が高いかどうかを確認しましょう。

具体的には、不具合が起きた際にどのくらいで対応してもらえるのか?どのくらいの期間まで保証が適用されるのか?どのくらいの不良まで修理費用が無料なのか?こういった点を確認するようにしましょう。

また、できれば販売業者と保守業者が同じ会社であることをおすすめします。なぜなら、販売業者と保守業者が別々の場合は、販売業者は契約までが仕事になってしまい、保守にそこまで責任を持ってもらうことができません。

しかし、販売業者と保守業者が同一の会社であれば、保守の評判が下がれば販売業者の評判自体も落ちてしまうため、サービスの質により信頼性があると言えます。

まとめ

今回は、業務用複合機の保守契約を結ぶ際の注意点について解説しました。

業務用複合機を契約する際は、費用や複合機本体に目が行きがちですが、保守サービスのクオリティーが低い会社と契約をしてしまうと、5年以上もの間満足の行かないサービスを受けなくてはいけなくなるかもしれません。

保守契約を結ぶ際は、費用は適切なのか?保守業務の内容は満足できるものなのか?このような点を必ず確認するようにしましょう。

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