オフィス移転は目的設定が大事!移転の理由や効果は考えてる?

オフィス移転はどの会社にとっても一大イベントになりますよね。

そんなオフィス移転を成功させるために必要な、一番初めにやるべき作業が「移転する目的を明確にする」ということです。

目的を明確にすることで現状の不満点や改善点が洗い出され、業者さんに自社の要望が伝わりやすくなります。そうして、社員やお客様が利用しやすいオフィスになり、生産性の向上などの様々な効果が生まれるのです。

特にオフィス移転では、要望に合わせて業者が動いてくれるので、その根幹となる目的や要望については明確にしておきましょう。

今回の記事では、オフィス移転で期待できる効果を紹介した上で、オフィス移転の目的設定についてお話していきます。

オフィス移転で期待できる効果・メリットや移転する理由をご紹介!

目的設定といっても「どのような目的を設定したら良いのか分からない」「オフィス移転でどこまで期待して良いか分からない」という方も多いと思います。

まずはオフィス移転をすることによる効果を見て、目的設定の参考にしてください。

オフィス移転で期待できる効果・メリット
  1. 業務の生産性向上
  2. 社員の満足度向上
  3. お客様の満足度向上
  4. 防災・セキュリティの向上

では、一つ一つ解説していきます。

1.業務の生産性向上

オフィス移転はただ単に場所を移すだけではなく、会社の生産性を向上させる大きなチャンスです。

  • (会社の規模拡大にともない)オフィスを広くする
  • 業務の効率が向上するレイアウトや空間をつくる
  • 移転の機会に生産性の向上する家具やOA機器を揃える

このようなことを行うことで、業務においての効率が上がり、会社の生産性が向上します。

2.社員の満足度向上

会社にとって社員はともに働いてくれる大事な仲間であり、貴重な財産でもあります。(と、私は思っています)

そして、オフィスの環境によって社員の働きやすさやモチベーションは大きく左右されます。

  • リラックスできるスペースを作る
  • トイレを綺麗にする
  • コミュニケーションが取りやすいゾーニングをする
  • 近くに良いお店(飲食店・コンビニ等)がある場所に引っ越す

このような気遣いや工夫をすることで社員の満足度や働きやすさが改善され、採用に有利にはたらいたり、離職率の低下に繋がったりといった効果を得ることができます。

3.お客様の満足度向上

取引先の方やお客様が頻繁に訪問してくるオフィスの場合、やはり外見や内装は目につきます。そして、社内でお客様が快適に過ごす時間を提供することで、会社のイメージやお客様満足度の向上に繋がり、売り上げも上がります。

お客様満足度を向上させるためのポイントは以下の通りです。

  • 内装を企業イメージと合ったものにする
  • お客様をお通しする空間や部屋を整える
  • 使ってもらう家具や配置するものにこだわる

目的設定の際は、「自分がお客様としてこのオフィスに来たらどう思うだろう?」ということを考えてみてください。

とりあえずで用意された部屋よりも、企業のイメージに合った内装の中に上質な家具がおいてあったら、「すごいな」「良いところだな」「こんな会社なんだ」と印象に残るはずです。

私も、取引先にあった超高級なソファに座らせてもらった時の感触や感動はいまだに覚えていて、その会社も印象に残っています。

デザインや内装などは目的によっても異なりますが、お客様や取引先の方が出入りする場合はこだわってみてはいかがでしょうか。

4.防災・セキュリティの向上

防災やセキュリティは会社や社員を守るために、考えなくてはならない点です。

  • 耐震設計になっているか
  • 火事が起きた時に社員の安全は確保できるか
  • オフィスのセキュリティは大丈夫か(入退室管理など)

逆に、このあたりを見直すことで社員にも安心感が生まれ、より働きやすい環境を作ることができます。

オフィス移転の目的設定の方法とは?3ステップで紹介!

では、ここからは実際にどのように目的設定をしたら良いのかを解説していきます。

「移転をしよう」と思ったきっかけがあるはずですから、誰もが目的はあるはずなのです。ただし、具体的でない漠然とした目的でオフィス移転を進めることはおすすめしません。

オフィス移転は最終的に業者にお願いすることがいくつもあります。目的設定がアバウトだと適切な業者を選べず、打ち合わせの時に苦労することになる恐れがあるからです。

そうならないために、ここでは具体的な目的設定の方法について3ステップで紹介します。

ステップ1:現状の不満点・改善点を書き出す

大まかにどのような方針でオフィス移転をするか決まったところで、現状のオフィスで抱えている改善点や社員の不満点をリサーチして書き出しましょう。

  • とりあえず自分で調査して書いてみる
  • 他の社員に聞き込みを行う
  • アンケートを作成し回答してもらう

このような方法が考えられます。

ステップ2:どのように解決・実現するか考える

次に、ステップ1で出た不満な点や改善すべき点を、実際にどのようにしたら改善できるか考えましょう。

例えばですが…

一人一人のスペースが狭い→オフィスを広くする。配置を改良する

休憩時間にもっとリラックスできる場所が欲しい→共有スペースをつくる。良質なソファを設置する

など、どのようにすれば問題が解決するかを考えていきます。

ステップ4:2で考えたものからさらに具体的な目的をつくる

業者に要望として伝えるためには、より具体的で詳細な目的を設定する必要があります。ここがうまく作れていれば、業者側もより目的や要望に沿った提案をしやすくなり、より良い結果になります。

解決策・改善策から、より具体的な要望を考え、「これをこうやって解決する・改善する」といった目的を明確にしていきましょう。

例えば…

一人一人のスペースが狭い→オフィスを広くする。配置を改良する→(具体的に)これくらいの広さのオフィスに移転して社員の働きやすいスペースを確保する。

休憩時間にもっとリラックスできる場所が欲しい→共有スペースをつくる。良質なソファを設置する→(具体的に)このような共有スペースを作って社員にリラックスできる環境を提供する。

まとめ

ここまでオフィス移転の期待できる効果や目的設定についてまとめてきました。

オフィス設定において、目的設定はやるかやらないかで大きな差が出るところになっています。

この先、適切な業者を選びオフィス移転を成功させるためにも、しっかりと時間をかけて目的を明確にしていきましょう。

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