一口にオフィス移転と言っても、様々な作業が必要になり、想像以上に大変なものです。
「まず何から始めれば良いの？」
「相場はどのくらい？」
「業者選びのポイントは？」
この記事ではこのような疑問を解決し、「これを見ながら進めればスムーズにオフィス移転を行える」という状態まで徹底解説します。オフィス移転でお悩みのあなたに是非読んでいただきたい記事となっています。
そもそもオフィス移転ってどんなことをする？まずは流れをチェック
まずは、そもそもオフィス移転がどのような流れで進んでいくのかという工程を理解する必要があります。
オフィス移転は大きく分けて5つの工程に分かれています。
- 現オフィスの退去準備
- 新オフィスの物件探し
- 新オフィスの内装・レイアウト・家具・OA機器準備
- 引っ越し作業
- 各種届出・その他のやること
オフィス移転を大きく分けるとこの5工程です。基本的に1〜3は同時並行で行って退去の期日までに引っ越しをするという動きをします。また、届出についても、指定された期日内に行なっていく必要があります。
詳しくはこちらの記事で解説しているのでご覧ください。
細かい作業については、下の方でチェックリストとしてまとめていますので参考にしてください。
オフィス移転の費用相場は？
オフィス移転の費用については、会社ごとの様々な条件で変わる上に情報があまり出回らないため、相場が把握しづらいという事情があります。
それでも、ある程度の費用の目安はあります。
オフィス移転の費用の相場についてはこちらの記事に書きましたのでご覧ください。
オフィス移転で業者選びのポイントとは？
オフィス移転において、自社でできないことについては全て業者さんにお願いすることになります。また、オフィス移転を全てお任せできるオフィス移転サービスも選択肢に入ってきます。
そこで重要になるのが、業者選びです。自分で行わないことをお任せするからこそ、一緒に移転を進めてくれるパートナーとして信頼に値するかどうかを見極めなくてはなりません。
オフィス移転業者を選ぶ際のポイントは以下の通りです。
- 必要なサービスを受けることができるか
- 移転の目的や要望に応えてくれる会社かどうか
- 見積もりは明確であるか
- 実績は十分か
これらの点を踏まえて、業者さんを選んでいきましょう。
詳しい選び方や業者さんを選ぶ時の手順についてはこちらの記事に書いています。
オフィス移転の全作業チェックリスト！
ここからはオフィス移転にともなう全作業を工程別にリストアップします。
詳しい方法などについては参考記事をご覧ください。
一番最初に決めておくべきこと
□移転の目的は明確にする
□業者に要望を伝えることができる状態にしておく
オフィス移転は目的を明確にするところから始まります。こちらの記事を見ながら目的を設定しましょう。
現オフィスの退去準備
□現オフィスの解約告知をする
□敷金・預託金の返還時期を確認をする
□現状回復工事をする
退去準備を進めるには、現オフィスのオーナーさんや管理会社に解約通知をし、様々な確認をしなければいけません。
詳しくはこちらをご覧ください。
新オフィスの物件探し
□要望や目的に合った立地を決める
□オフィス物件に強い不動産屋を選ぶ
□建物の周囲の環境を確認する
□入居のコストは予算に合っているかを確認する
新オフィスの内装・レイアウト・家具・OA機器準備
□適切な内装業者を選ぶ
□必要なスペースや要望を業者に伝えることができる状態にしておく
□レイアウトプランが適切なものか確認する
□家具は内装は企業イメージに合ったものを選ぶ
□必要なOA機器が揃っているか確認する
引っ越し作業
□引っ越し業者を選ぶ
□業者がやってくれることを確認する
□社員に告知をする
□社員へ向けてオフィス移転のマニュアルを作成する
□社員の作業分担を行なう
社内通知を行うことで社員の理解を得る事ができ、移転がスムーズに進みます。逆に、情報が行き渡らないとデメリットも大きいです。社内への情報伝達は確実に行いましょう。
各種届出・その他のやること
□移転にともない必要な届出をする
□取引先に移転の案内を送る
□名刺や封筒など印刷物の発注
オフィス移転を行う際に必要な届出は意外に多いので要チェックです。しっかりと確認し、もれなく行うようにしましょう。
詳しくはこちらの記事を見ながら進めてください。
まとめ
ここまでオフィス移転に関する全ての事項を確認してきました。
オフィス移転は綿密な計画を立てて行うことで、社員・お客様の満足度向上やオフィスの生産性向上に大きく役立ち、これからの会社の業績に大きな効果をもたらしてくれます。
この記事があなたの会社の移転に少しでも貢献できたら幸いです。
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