オフィス移転は単なる場所移動ではなく、現状のオフィスが抱える問題や不満を解決して会社の生産性を上げる大きなチャンスです。
具体的にはオフィスのレイアウトや設備、家具やOA機器を適切に選ぶことによって、社員の働きやすさや訪問されたお客様の満足度が変わってきます。
今回の記事では会社の業務効率向上や社員の働きやすさに大きな影響を与えるOA機器について、オフィス移転の際にどのように見直す必要があるのかを解説していきます。
そもそも、なぜオフィス移転の際にOA機器を見直す必要があるのか
オフィス移転の際にOA機器を見直す理由は大きく分けて2つです。
一つ目の理由は、先ほども申し上げたように、OA機器が会社の生産性に大きな影響を与えるからです。
例えば、社員増加にともないオフィス移転を決めた場合、ビジネスフォンやコピー機の適切な増設・変更をしなければ業務効率が落ちてしまうといった事態も考えられます。
その会社に適したOA機器というものは会社の立地・規模(人数)・業務によって変わってきます。
「会社の規模が変わったからオフィス移転をした」
「拠点をを都心or地方に移した」
「移転にともない新しい事業を始めた」
このようなケースでは、現在使っているものよりも適したOA機器がある可能性があります。
オフィス移転の際に見直すことで、移転後に社員さんがスムーズに仕事に取り掛かることができるでしょう。
二つ目の理由は、OA機器業界は業界の闇が深く、ぼったくりが非常に多いからです。
法人向けの営業の場合、価格についての情報があまり出回っていないため、販売店や営業マンがぼったくりを行うケースが横行しています。
しかしOA機器については見直す機会がなかなかないため、高い費用を払い続けている会社さんは非常に多いです。
前提として、現在使っているOA機器に全く問題がなく、今後も同じもので問題なければ変えなくて良いです。ただし、問題や課題のあるケースが非常に多いため、オフィス移転という一大プロジェクトの際に見直すことをオススメします。
オフィス移転の際に見直すべきOA機器とは？
ここからはオフィス移転の際に見直すべきOA機器についてどのようなものがあるのか見ていきます。
1.ビジネスフォン
お客様や取引先の会社様との窓口として重要なビジネスフォンですが、こちらは業界柄ぼったくりが非常に多いです。
また、社員増加にともない、増設が必要な場合もあるでしょう。
土日休み.comイチオシのビジネスフォンは、スマホと連動して使えるPBXです。
電話機の本体を買う必要がなく、社員が増加した時も設定一つで簡単に使用者を増やすことができます。
詳しくはこちらの記事をご覧ください。
2.複合機(コピー機・プリンター)
複合機についてもぼったくりが非常に多いOA機器の一つとなっています。
複合機のコストはカウンター料金が大きな割合を占めますが、中抜きしている販売店が数多く存在するためです。
また、本体価格についても価格に関しての情報がメーカー側から口止めされているため公開することができず、販売店や営業マンによって売値が異なります。
複合機を安く導入する方法についてはこちらをご覧ください。
3.UTM
UTMに関しては「導入していない」「そもそもUTMって何？」という企業も多いでしょう。
UTMとはUnified Threat Managementの略で、直訳すると「統合された脅威の管理」となります。
分かりやすく言うと、総合的なセキュリティの関所の役割をしてくれます。置いておくだけでインターネットからの攻撃や、社員の使用する端末からのウイルス感染など、セキュリティ面の対策をお任せすることができるのです。
「でも、うちは小さいから攻撃とかはされないんじゃ….」
「そんなにセキュリティにコストをかけられないし…」
と言うこともよく言われるのですが、そのような企業こそUTMを導入すべきです。
実は中小企業であってもサイバー攻撃を受けるケースは多いのです。そして、その目的は「取引先の企業にさらに攻撃するため」といったことも含まれています。セキュリティ対策をしていないだけで会社の信用度に関わるケースも数多く見てきました。
また、本格的にセキュリティ対策をしている企業には専用の部署が存在し、攻撃に即座に対応するホワイトハッカーが常駐しているケースも少なくありません。
そのようなコストや人員をかける余裕のない企業こそ、UTMを導入して時間的・人員的なコストを削減すべきです。
オフィス移転の際にOA機器を見直すなら、どんな業者に頼めばいい？
「OA機器をできるだけ安く導入してコストを削減したい」というのはどの会社も共通して思うことです。では、実際にOA機器の増設や入れ替えを考える時はどうすれば良いのでしょうか。
以下がおすすめする3ステップです。
- OA機器の相場を知る
- 相場に近い価格で提供する業者を探す
- 相見積もりをする
まずは相場感を知った上で、相場に近い価格で提供している優良な業者さんを探します。そして、複数社から見積もりを取ることによって価格交渉がしやすくなり、より安く導入することが可能となります。
逆に、あまりオススメできない方法が一つあります。
それは、オフィス移転を全てお任せできるオフィス移転サービスを頼む時、その業者にOA機器を任せることです。
もちろん優良な業者もありますから、相場が分かっている上で話を聞き、実際に安ければ構いません。
しかし、業者さんが間に挟まる数が増えるほど、手数料などの名目で金額が高くなるのが世の常です。例えば、複合機のカウンター料金などが高く設定されるといったこともあり得ますので注意が必要です。(カウンター料金って何？という方は下の記事をご覧ください。)
まとめ
ここまでオフィス移転の際に見直すべきOA機器についてまとめました。
OA機器に関しては正しい知識を身につけて優良な業者を見つけるしかないというのが現状です。(業界の闇となっています…)
この記事を読んでいただいたあなたの会社の生産性向上に少しでも貢献できれば幸いです。
土日休み.comでも様々なOA機器を取り扱っています。オフィス製品を適正価格で提供し、この業界の闇に切り込むことが土日休み.comを立ち上げた目的でもあります。
オフィス移転やOA機器を見直す際は、ぜひ私どもにご相談していただければ、あなたの会社の利益のために全力でサポートすることを約束します。
土日休み.comオフィス移転サービスについて
土日休み.comでは、10年以上オフィス作りに携わってきたプロがあなたのオフィス移転をサポートする『土日休み.comオフィス移転サービス』を行なっています。必要なサービスのみを選択して受けることも可能な新しい移転サービスです。
オフィス移転は単なる場所移動ではありません。現状のオフィスにある課題を解決しつつ目的を達成できれば様々な効果を実現できます！
- 業務効率の向上
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