オフィス移転の流れとは？フローとやるべき作業工程を徹底解説！

オフィス移転は会社にとっても一大イベントですから、初めての場合は「オフィス移転を検討しているものの、実際にはどのような流れで行えば良いのか分からない」ということもあると思います。

今回の記事ではオフィス移転の流れを確認した上で、必要な作業について解説していきます。

オフィス移転の流れとは？

オフィス移転は大きく分けて5つの工程に分かれています。

他に細かい作業はあるのですが、オフィス移転を大きく分けるとこの5工程です。基本的に1〜3は同時並行で行って退去の期日までに引っ越しをするという動きをします。また、届出についても、指定された期日内に行なっていく必要があります。

では、それぞれの工程でどのようなことを行うのかを、注意点などを含めて解説します。

1.退去準備

退去準備には以下の作業が必要です。

オフィス移転の始まりは、現在のオフィスを退去できるかどうかの確認からです。

基本的には、オフィスを退去する半年前までに退去する旨をオフィスのオーナーや管理会社などに通知します。なお、場所によっては３ヶ月前でも良い場合があります。この点についてもあらかじめ確認しておきましょう。

また、この際に敷金や依託金などの返済時期についても確認するようにしましょう。

そして、退去までに必要なのが原状回復工事です。こちらは契約書によるのですが、貸主(オーナーや管理会社側)が業者を指定して見積もりを出すケースがほとんどです。こちらはボッタクりが発生するポイントにもなっているので注意が必要です。

ここまでがオフィス移転を始める際、一番初めにすべきことです。

冒頭でも述べた通り、退去の期日が決まったらそれまでに退去準備をしつつ、新しいオフィスの準備や引っ越し業者の手配を同時並行で行っていきます。

残っている退去準備は社内への通知やマニュアル設定です。

社員へどのような日程や段取りでオフィスの引っ越しを行うのかを知らせるとともに、移転にともなって必要な作業を割り当てましょう。具体的にどのようなものが必要であるか知りたい方はこちらの記事をご覧ください。

2.新オフィスの物件探し

オフィスを移転する目的などを踏まえて、適切な物件探しをする必要があります。

新しいオフィスの物件探しについて、ポイントは以下の通りです。

まずはオフィス移転を決めた目的や要望を踏まえ、立地条件や広さなどを予め構想しておきましょう。そしてその構想に近い物件を、実際のコストなどを考えながら探していくことになります。

不動産会社については、業界に詳しい人で、深い関係の方がいれば相談した方が良いでしょう。実際、良い物件というのはあまり大勢の人に出さない＝狭い範囲でやり取りされているものなので、顔が広い方がいれば良い物件を紹介してもらえる可能性は高まります。

そのような知り合いがいないということであれば、自分でリサーチをして探していくことになります。その場合は、オフィス物件に強い不動産会社を頼りましょう。

同じ不動産会社でも、扱う不動産によって強い分野などが異なります。オフィス物件に強い不動産会社を探すことで、より良い条件の物件を探すことができます。

また、立地条件や建物自体が良いとしても、周囲の環境を見極めなければいけません。治安・公的な機関や銀行、飲食店やコンビニなどへのアクセスなども含めて物件を決めましょう。

3.新オフィスの内装・レイアウト・家具準備

新オフィスの内装・レイアウト・家具準備では以下の作業が必要です。

内装や電気・通信系統の工事については専門家に任せる必要があるので、業者に頼むことになります。オフィス移転の目的や要望を業者に伝え、業者と相談しながら希望に合わせたレイアウトを作成してもらいましょう。

また、必要に応じてオフィスに設置する家具や、ビジネスフォン・コピー機なども調達しましょう。目的にもよりますが、従業員やお客様が利用したくなるようなデザインや社員の働きやすいレイアウト・家具・OA機器を揃えることで生産性が向上します。

規模縮小のためのオフィス移転なら別ですが、規模の拡大などに伴う移転の場合は、移転の際にユーザビリティを上げるために家具を新調したり、より業務効率の上がるOA機器を導入することが多いです。

4.引っ越し作業

引っ越し作業では引っ越しの準備から、実際の移動を行います。

引っ越しの際にやることは以下の通りです。

まずは引っ越し業者を選びましょう。ぼったくりでなければ価格はどこも大きくは変わらないです。ただし、廃棄物の引き取りなど、業者によってやってもらえることが異なるのでそのあたりについては確認しておきましょう。

また、引っ越し自体は業者に任せるにしても、社員への移転計画の説明や作業の分担など、社内で行うことはたくさんあります。

引っ越し当日に滞りなく作業ができるよう、予め進めておきましょう。

5.各種届出・その他やること

オフィス移転にともなって、いくつかの届出をしなければいけません。必要な届出は以下の通りです。

なお、「速やかに」と「遅滞なく」は10日を目安にしましょう。「遅滞なく」は、理由があるときは遅れても止むを得ないが、早めにといった意味合いです。

法務局(登記所)への届出

税務署への届出

労働基準監督署への届出

都道府県税事務所の届出

社会保険事務所への届出

公共職業安定所への届出

消防署への届出

郵便局への届出

警察署への届出(車を所有している場合)

NTTへの届出(電話回線を使用していた・使用する場合)

まとめ

ここまでオフィス移転の流れについてまとめました。

これだけ見てもオフィス移転をするにはかなり膨大な手間と作業が必要なことがわかります。後悔をしないよう、やるべきことを把握して会社の目的や要望に合ったオフィス移転を目指しましょう。

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