こんにちは、土日休み.com運営部です。
「業務用複合機を導入する際の流れとは？」
「業務用複合機を導入する上での注意点とは？」
「業務用複合機は、どのくらいで導入できるの？」
業務用複合機の導入を考えている企業様の中には、導入の全体像や導入までにどのくらいの作業があるのかをあらかじめ知っておきたいと思う方も多いと思います。
今回はそういった方のために、業務用複合機を導入するまでの流れと導入する際の注意点について解説します。
業務用複合機の導入ステップ
業務用複合機を導入する際は、主にリース契約・レンタル契約・一括購入の三つの方法があります。今回はその中でも、複合機の導入で一般的なリース契約の導入方法を中心に解説していきます。
ここからは、ステップごとに一つずつ解説していきます。
- 見積もり依頼をする
- 様々な契約を結ぶ
- リース契約の審査
- 設置日・設置場所を決める
①：見積もりを依頼する
まずは、興味のある複数の会社に見積もり依頼をしてみましょう。
業務用複合機を扱っている販売会社は複数存在しており、価格やサービスの質もそれぞれの会社で大きく異なることがあります。
2社以上の会社に見積もりを依頼することで、どちらの方が信頼性の高い業者かを比較しながら決めることができます。
見積もり依頼をする際は、費用内訳はわかりやすく記載されているか？記載されている費用は適切か？保守・メンテナンスはしっかりしているか？こういった点に注意してみて下さい。
②：様々な契約を結ぶ
次に、複合機を導入するにあたり、保障や所有権など様々な契約を結びます。
業務用複合機の導入方法には、『リース』『レンタル』『購入』の三つの方法がありますが、どの方法にするかによって支払いの仕組みや所有権などに違いが生じます。
複合機は高額であることから多くの方がリース契約で複合機を導入し、販売業者もリース契約でわかりやすい支払いプランを提供していることが多いです。
しかし、それぞれの企業様にあった購入方法があることも事実であるため、それぞれの違いを理解した上で購入に至りましょう。
主な導入方法の違いについてはこちらの記事で解説しています。
▼業務用複合機の導入方法の違い
③：リース契約の審査
ここでリース契約を結ぶ場合は、リース会社によって契約を結ぶことができるか審査がされます。
レンタルや一括購入の場合は、購入するために特別な審査などは必要としませんが、リース契約の場合は、お金を融資するのに近い形態であることから、返金能力がある会社なのか？信頼性はあるのか？などの審査が行われます。
この審査に落ちてしまった場合はリース契約を結ぶことができないため、他の支払い形態で契約を結ぶ必要があります。
しかし、過去にローンの滞納や破産経歴などがない場合は、スムーズに手続きが進むためあまり心配する必要はありません。
④：設置日程・設置場所を決める
最後に、複合機を設置する日程と設置する場所について決めます。
業務用複合機を導入する際は、以下のような環境であることが重要です。
- 配線or回線が届く範囲
- 床が頑丈な場所
- 邪魔にならない十分なスペース
回線が通っていない場合は、より時間の掛かる回線工事などをする必要があるため、早めに対応することをおすすめします。
複合機導入時に起きる問題と注意点
ここからは、業務用複合機を導入する際によく起きる問題について解説します。ぜひ業務用複合機の導入を考えている方は、参考にしてスムーズな導入をして頂ければと思います。
よく起きる問題としては、以下のようなものが挙げられます。
- 複合機を設置するための工事
- 会社内での問題
- 複合機の入荷や設置業者の遅れ
⓵：複合機を設置するための工事
設置する場所の電話回線やインターネット環境によっては、設置するための工事をする必要があります。
業務用複合機を導入する上で必要な条件としては、1, FAX・電話回線があること、2,インターネット環境があること。この二つの条件を満たしていないと、パソコンからのデータ送信ができなかったり、FAXの印刷をすることができなくなってしまいます。
こういった基本的な環境が整っていない方は、より早い段階から問い合わせを行わないと予定していた導入時期よりも、大分遅れることになってしまいます。
⓶：会社内での問題
業務用複合機を導入する際は決定権のある人の許可が必要であったり、経理作業のための準備をする必要があります。
業務用複合機は安価なものは少ないことから、導入する際には決定権のある人の許可が必要なはずです。そのため、話し合いに時間が掛かったり、許可が降りるのに時間がかかるといった問題が起きます。
また、業務用複合機のリース費用などは、毎月経費として計上できることからしっかりと記録しておく必要があり、そういった記録を残しておくための準備も必要です。
⓷：複合機の入荷や設置業者の遅れ
導入する複合機の入荷や設置業者の予定によっても、問題が発生することがあります。
この問題については、依頼側である企業様に非はありません。しかし、販売業者を選ぶ際にしっかりと信頼できる業者を選ぶことができていれば、こういった問題も起きなかったかもしれません。
そのため、本当にスムーズな導入することができる業者なのかどうか、相見積もりなどをして比較した上で見極めることをおすすめします。
まとめ
今回は、業務用複合機を導入する流れと導入する上での注意点について解説しまし。
業務用複合機は、家電量販店で購入できる白物家電とは違い、見積もりをしてから社内に導入するまでに、1週間以上たつことも少なくありません。設置する際も配線工事やインターネット環境の整備なども行う必要があることもあります。
そのため、スムーズに導入を行いたい方は、見積もりを行う際に導入期間はどのくらいかかるのか、なども質問内容として追加しておきましょう。
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