オフィス移転をスムーズに進めるためには、社員さんの協力が必要不可欠です。
したがって、オフィス移転が決まった際にはできるだけ早く計画を社員さんに伝えることが必要です。
この記事では、具体的にどのようなことを社員に伝えれば良いのかを解説していきます。
オフィス移転時の社内通知はなぜ必要なの？
オフィス移転は行うことが多岐に渡りますが、忘れてはいけないのが社内通知です。
というのも、はたらく社員さんに行ってもらう準備や作業がたくさんあるからです。ただ指示をするだけでなく、しっかりとした社内通知や移転の際の社内マニュアルを作成することで、社員さんの理解を深め移転をスムーズに行うことができます。
逆に社員さんにうまく情報が伝達されなかったことで作業の分担がうまくいかず、「社員さんが期日までの作業を終えていなかった」「引っ越しの時間が長引いて無駄な費用がかかってしまった」「移転後に書類関係で混乱してしまった」といったケースが見受けられます。
そのようなリスクを減らすためにも必要となってくる作業です。
オフィス移転時に社内通知をするメリット・しないことによるデメリット
オフィス移転時に社内通知をするメリットとしないことによるデメリットは以下の通りです。
- 社員さんからの理解が得られる・信頼度が高まる
- 移転をスムーズに行うことができる
- 移転の作業時にミスが減る
- 社員さんが行う移転の準備に遅れが出る
- 引っ越しに時間がかかり費用が高くなる
- 通勤費用などの書類関係が滞る
- 社員さんが混乱することで業務効率や会社の生産性が落ちる
- 古い情報を渡してしまうなど、取引先とのトラブルが増える
オフィス移転時に確実に伝わる社内通知をする方法とは？
ここからは、実際の社内通知をどのように行えば良いのかを解説していきます。
結論としては、社内で説明会を開くことが最も有効です。そのために各種の準備を進めていきましょう。
1.移転についての情報を整理する
まずは社長や移転の担当者自身が移転についての情報を整理できていないと社内説明会を開くことができません。以下の点を確認しましょう。
- 移転することの目的
- 移転の流れ
- 移転を進めるスケジュール(引っ越しの日など)
- 社員さんが分担する作業
- 社員さんが行う手続き(通勤費用・新しい社内カードなど)
これらの情報は次の社内マニュアルを作成する際にも必要となってきます。
わからない場合はこちらの記事を参考にしてください。
2.移転のための社内マニュアルを作成する
次に、社内説明会の際に配布する、社内マニュアルを作成します。
社内マニュアルに書くべき内容は以下の通りです。
- 移転の目的や効果
- 移転のスケジュール
- 社員さんが分担する作業
- 社員さんが行う手続き
社内マニュアルによって、社員さんにオフィス移転に対しての理解をしてもらうとともに、実際の工程について滞りなく行ってもらうことが目的となっています。
社員さんが分担する作業や行う手続きとしては、会社によっても異なりますが
- 個人スペースの整理
- 過去の書類の整理
- 移動する荷物の梱包
- 引っ越し当日の作業
- 交通費の変更手続き
- 新しい社内カードや名刺の発行手続き
- 取引先への挨拶回り
このようなものが考えられます。
3.社内説明会を開く
ここまできたら社内説明会を行います。
作成した社内マニュアルを元に、社員さん全員に情報が行き渡るようにしましょう。従業員数が多い場合は誰が出席した・資料を受け取ったかのチェックリストを作成すると良いです。
私の会社がオフィス移転を行なった際は、移転の3ヶ月前に社内説明会を行い、1週間前に再度全員の作業を確認することで、当日の作業をスムーズに行うことができました。
まとめ
ここまで社内通知についてまとめてきました。
オフィス移転の作業は業者選びなど、社外に目が行きがちですが、社内の協力なしに進める事ができません。
社内通知をないがしろにせず、しっかりと情報を伝達させて移転をスムーズに進められるようにしましょう。
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