オフィス移転時に社員に確実に伝わる社内通知の方法や行うメリットを徹底解説!

オフィス移転をスムーズに進めるためには、社員さんの協力が必要不可欠です。

したがって、オフィス移転が決まった際にはできるだけ早く計画を社員さんに伝えることが必要です。

この記事では、具体的にどのようなことを社員に伝えれば良いのかを解説していきます。

オフィス移転時の社内通知はなぜ必要なの?

オフィス移転は行うことが多岐に渡りますが、忘れてはいけないのが社内通知です。

というのも、はたらく社員さんに行ってもらう準備や作業がたくさんあるからです。ただ指示をするだけでなく、しっかりとした社内通知や移転の際の社内マニュアルを作成することで、社員さんの理解を深め移転をスムーズに行うことができます。

逆に社員さんにうまく情報が伝達されなかったことで作業の分担がうまくいかず、「社員さんが期日までの作業を終えていなかった」「引っ越しの時間が長引いて無駄な費用がかかってしまった」「移転後に書類関係で混乱してしまった」といったケースが見受けられます。

そのようなリスクを減らすためにも必要となってくる作業です。

オフィス移転時に社内通知をするメリット・しないことによるデメリット

オフィス移転時に社内通知をするメリットとしないことによるデメリットは以下の通りです。

社内通知をするメリット
  • 社員さんからの理解が得られる・信頼度が高まる
  • 移転をスムーズに行うことができる
  • 移転の作業時にミスが減る
社内通知を行わないデメリット
  • 社員さんが行う移転の準備に遅れが出る
  • 引っ越しに時間がかかり費用が高くなる
  • 通勤費用などの書類関係が滞る
  • 社員さんが混乱することで業務効率や会社の生産性が落ちる
  • 古い情報を渡してしまうなど、取引先とのトラブルが増える

オフィス移転時に確実に伝わる社内通知をする方法とは?

ここからは、実際の社内通知をどのように行えば良いのかを解説していきます。

結論としては、社内で説明会を開くことが最も有効です。そのために各種の準備を進めていきましょう。

1.移転についての情報を整理する

まずは社長や移転の担当者自身が移転についての情報を整理できていないと社内説明会を開くことができません。以下の点を確認しましょう。

把握が必要なポイント
  • 移転することの目的
  • 移転の流れ
  • 移転を進めるスケジュール(引っ越しの日など)
  • 社員さんが分担する作業
  • 社員さんが行う手続き(通勤費用・新しい社内カードなど)

これらの情報は次の社内マニュアルを作成する際にも必要となってきます。

わからない場合はこちらの記事を参考にしてください。

【保存版】オフィス移転の完全マニュアル!流れ・相場・業者選びのポイントなどを総まとめ!

2019年7月12日

2.移転のための社内マニュアルを作成する

次に、社内説明会の際に配布する、社内マニュアルを作成します。

社内マニュアルに書くべき内容は以下の通りです。

社内マニュアルに書くべき内容
  • 移転の目的や効果
  • 移転のスケジュール
  • 社員さんが分担する作業
  • 社員さんが行う手続き

社内マニュアルによって、社員さんにオフィス移転に対しての理解をしてもらうとともに、実際の工程について滞りなく行ってもらうことが目的となっています。

社員さんが分担する作業や行う手続きとしては、会社によっても異なりますが

  • 個人スペースの整理
  • 過去の書類の整理
  • 移動する荷物の梱包
  • 引っ越し当日の作業
  • 交通費の変更手続き
  • 新しい社内カードや名刺の発行手続き
  • 取引先への挨拶回り

このようなものが考えられます。

3.社内説明会を開く

ここまできたら社内説明会を行います。

作成した社内マニュアルを元に、社員さん全員に情報が行き渡るようにしましょう。従業員数が多い場合は誰が出席した・資料を受け取ったかのチェックリストを作成すると良いです。

私の会社がオフィス移転を行なった際は、移転の3ヶ月前に社内説明会を行い、1週間前に再度全員の作業を確認することで、当日の作業をスムーズに行うことができました。

まとめ

ここまで社内通知についてまとめてきました。

オフィス移転の作業は業者選びなど、社外に目が行きがちですが、社内の協力なしに進める事ができません。

社内通知をないがしろにせず、しっかりと情報を伝達させて移転をスムーズに進められるようにしましょう。

土日休み.comオフィス移転サービスについて

土日休み.comでは、10年以上オフィス作りに携わってきたプロがあなたのオフィス移転をサポートする『土日休み.comオフィス移転サービス』を行なっています。必要なサービスのみを選択して受けることも可能な新しい移転サービスです。

オフィス移転は単なる場所移動ではありません。現状のオフィスにある課題を解決しつつ目的を達成できれば様々な効果を実現できます!

  • 業務効率の向上
  • 会社の生産性の向上
  • 社員・お客様の満足度向上
  • 信頼度が上がり採用が有利に

あなたの要望に寄り添って、オフィス移転を成功に導きます。その移転、ぜひ土日休み.comにお任せください!

詳細はこちらです。

あなたの会社のオフィス移転をオフィスのプロがトータルサポート!窓口をひとつにすることで、手間を省いてトータルコストを削減します!

2019.07.18

【ビジフォンサーチサービス】会社の『規模』と『業務』に合わせたビジネスフォンを見つけます!

毎月会社で支払っているビジネスフォンの維持費ですが、あなたが知らないうちにボッタクられてはいませんか?
ビジフォンサーチサービスでは、あなたの会社の『規模』や『業務』に合わせたビジネスフォンをお探しします。

自社に合ったビジネスフォンを利用することで、

・毎月の維持費が安くなる。
・会社の業務効率がアップ
・今払っている人権費をカット

など、ビジネスフォンを自社に合ったものを利用するだけで、本来払う必要の無いコストを削減できたりします。

逆に、自社に合っていないビジネスフォンを利用しているとほぼ確実に維持費が膨らみます。

現代のビジネスフォンは、会社の規模や業務内容によっておすすめできるビジネスフォンが全く違ってくるのです。

特に、仕事をする上で必需品とも言えるビジネスフォンは毎月の維持費が1000円違うだけで結果的にあなたが支払う額は大幅に変わります。

現在、ビジネスフォンの導入を検討している人や現在使っているビジネスフォンが自社に合っているのかを調べてほしい人は是非ビジフォンサーチサービスを利用してみてください。
 

ビジフォンサーチサービスは、計1200社以上の会社様からご好評を頂いております。

✔サービスは完全無料!
✔無駄なコストを見つけて解消します!
✔オフィス製品を20年以上扱ってきているプロが直接アドバイス!
✔その会社に合ったビジネスフォンを見つけます!
✔月額3,000円から利用可能なビジネスフォンもあり!

【ビジフォンサーチサービス】会社の『規模』と『業務内容』に合わせたビジネスフォンを探します!

2019.03.27


業界NO.1安さを実現した法人格安スマホ!

業界最安値の法人スマホプランを土日休み.comでは取り扱っております。

✓業界NO.1の最安値プランを実現!
✓大手キャリアソフトバンクの高品質回線!
✓月額1404円(税込)から利用可能!
✓iPhoneの最新機種も利用可能!
✓保証やアフターケアも完備!
✓1台から導入可能!

【業界NO.1の安さを実現!】すべてコミコミで月額1,404円(税込)から使えるソフトバンク法人スマホ!

2019.02.19

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

ABOUTこの記事をかいた人

土日休み.com運営部

土日休み.com運営部です。 法人電話機やPBX製品などは導入費や維持費の相場が異常に高く、他社をコンサルティングする上で電話機関連の経費の負担がかなり大きい会社を目の当たりにしてきました。それがきっかけで法人電話機やPBX製品を徹底的にリサーチし、そのような状況を改善するためのお手伝いをしています。 このサイトでは、商品を一つ一つリサーチし、聞き込みなどから得た情報を元に、御社の規模・用途・要望に合っている法人電話機・PBX製品を提案します。